jueves, 22 de octubre de 2015

Ojo al dato comprador...¡ojo al dato!


¿Qué cantidad de datos genera tu empresa?

¿Has visualizado alguna vez a tu empresa en términos de datos? Los datos te dan algo tangible que analizar para obtener información de tu gasto y base de suministro contestando algunas preguntas básicas como:

- ¿Cuál es el gasto de mi empresa?
- ¿Con quién lo estamos gastando?
- ¿Qué parte del gasto está clasificado?
- ¿Qué parte del gasto está bajo el control del departamento de compras?
- ¿Qué parte del gasto está bajo contrato?
- ¿Cuántos proveedores hay en cada área de gasto?
- ¿Cuántas categorías de gasto hay en cada una de ésas áreas?
- ¿Qué gasto y proveedores están descontrolados o sin supervisión?

Éstas son sólo algunas preguntas que puedes hacerte para empezar a obtener información de valor de tus datos. Esta información te otorga la línea de partida que necesitas para optimizar las compras de tu empresa.

¿Qué es lo que te proporcionan los datos?

Los datos son la llave que necesitas para concentrarte en la salud actual de tu organización y su crecimiento potencial. Los datos borran las percepciones y dudas y crea conciencia basada en hechos.

Sin los datos, el departamento de compras reacciona sólo ante percepciones. Los datos son la línea de salida para medir el trabajo y su valor. Pueden sacar a la luz los procesos ineficientes o inexistentes, hacer que te hagas preguntas sobre temas en los que nunca habías pensado y ayudarte a entender los hechos para que puedas tomar decisiones con más información. 

Obtener los datos:

Encontrar, extraer y estudiar los datos puede ser una pesadilla, especialmente si lo haces manualmente. Las herramientas tecnológicas pueden ayudarte a obtener, optimizar y gestionar rápidamente los datos para que puedas encontrar la información que necesitas y empezar a contestar las preguntas sobre el gasto y la base de suministro lo antes posible. Las herramientas de análisis del gasto son las herramientas más fáciles para identificar, recoger, limpiar, agregar, enriquecer, categorizar el gasto.
Las herramientas de la base de suministro son parecidas, sin embargo, son incluso más poderosas cuando se combinan con los datos del gasto porque segmentan, señalan el riesgo, el rendimiento y el cumplimiento de las cuestiones que necesitan solucionarse de inmediato. 

Utilizar los datos:

Los datos son sólo datos a no ser que los entendamos. Parte del entendimiento es el proceso mediante el cual los obtenemos y los usamos. Si usas parte de los datos sólo obtienes una porción muy pequeña de la imagen real, lo cual puede dejarte expuesto al riesgo e incluso reducir o eliminar el valor adicional que podrías generar. 

Después de una visión completa, puedes centrarte en los hechos y tendencias de los datos para empezar a entender la información que el gasto y la base de suministro te proporcionan. Unas preguntas que pueden ayudarte a clasificarla: 

- ¿Qué parte de tus gastos clasificados no tienen un seguimiento por parte del departamento de compras?
- ¿Qué parte de la base de suministro no estamos gestionando?
- ¿Qué áreas están en riesgo de no cumplir los requisitos de todas las partes interesadas?
- ¿Qué áreas carecen de procesos apropiados para garantizar su cumplimiento?
- ¿Cómo podemos medir lo bien que lo estamos haciendo si sólo tenemos fragmentos de los datos?

Los datos son un componente fundamental para resolver los problemas de la compañía, pero hay que obtenerlos, analizarlos y usarlos en un proceso definido y repetible.

No hay comentarios :

Publicar un comentario