jueves, 21 de mayo de 2015

El departamento de compras y la tierra prometida (V)

Publicado por: José Ortega

MUNISA - Caso práctico (parte 3)

Repasemos brevemente la información del artículo anterior.
Se expuso a modo ejemplo un caso práctico sobre la compañía MUNISA, donde tras analizar los procedimientos internos y política de compras de la compañía solicitamos a nuestros lectores que expusieran en una encuesta aquellas medidas que consideraban prioritarias a llevar a cabo por parte de MUNISA. Para todos aquellos que no pudisteis leer el pasado artículo, podéis pinchar en el siguiente enlace.
En el pasado artículo analizamos las 4 primeras acciones por puntuación, quedando pendientes de análisis las 4 últimas. A continuación repasaremos brevemente estas 4 últimas.

Acciones clave para la evolución del Departamento de Compras de MUNISA



5) CATEGORY MANAGEMENT  
En el Category Management se definen las categorías como unidades estratégicas de negocios, donde el proveedor y su involucración es una pieza clave para asegurar el expertise en la categoría junto a un equipo especializado dentro de la organización.
Repasemos el gráfico que planteamos en el artículo 2:



Tal y como se aprecia en el gráfico, el Category Management es una acción que aún está lejos para MUNISA.
Implementar esta iniciativa en una compañía que aún no ha saltado a un nivel de centralización de las compras no tendría sentido. Por tanto, un gran acierto el de nuestros lectores al no priorizar esta medida por encima de las ya citadas.

6) FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
La facturación electrónica es un paso importante dentro de cualquier organización aunque no es una medida prioritaria. Hemos de tener en cuenta que el objetivo del siguiente estudio es priorizar aquellas medidas que a corto plazo permitirán a MUNISA evolucionar hacia una mejora en el control del gasto y gestión del departamento de compras.
No obstante, es importante citar que mejoras puede aportarnos la implantación de la facturación electrónica en una compañía. Los puntos más importantes serían:

· Reducción de costes: tanto para el usuario como para la empresa. Al no requerir de procesos de impresión, gastos en papel, mensajería y almacenamiento.
· Eficiencia:  pues se produce una mejora en los tiempos de entrega de las facturas a través de los soportes electrónicos
· Reducción de trámites administrativos: Gracias a la emisión de facturas electrónicas, los procesos administrativos se llevan a cabo con mayor rapidez y eficacia, así como la localización de la información y el procedimiento de cobro.
· Seguridad: La información exclusivamente la administramos nosotros, por lo que se reduce en gran medida la probabilidad de falsificación y el margen de errores humanos, como puede ser el caso de extraviar o perder la documentación de la empresa.
· Mejora en la calidad de los servicios: Se proyecta innovación en la imagen empresarial, centrada en la adaptación a las nuevas tecnologías. Se establece una nueva forma de comunicación con los clientes y, sobre todo, tiene lugar un uso eficaz de los recursos financieros

7) INTEGRACIÓN DEL ERP y SOLICITUD DE COMPRA
La integración del ERP con la solicitud de compra puede parecer una iniciativa menos importante, pero en el caso específico de MUNISA, sería un paso clave que permitiría al departamento de compras a gestionar mejor la demanda a través de las herramientas que ya posee.
Recordemos que en MUNISA cada departamento poseía poder para llevar a cabo sus compras. Esto provocaba que el departamento de compras perdiera visibilidad de estas compras y por ende, imposibilidad para agregar demanda y llevar a cabo negociaciones marco.
Por tanto consideramos que esta iniciativa debería ir unida a la iniciativa 4 (Centralización de las compras), quedando finalmente el siguiente flujo dentro de la organización.



8) CATÁLOGO ELECTRÓNICO
El catalogo electrónico sería según nuestros lectores la última de las medidas que debería implementar MUNISA.
Una herramienta de catálogo electrónico es muy útil, dependiendo del perfil de la compañía, esta iniciativa podría tener un impacto sustancial sobre los procesos y la gestión del Departamento de compras. El catalogo electrónico está indicado para categorías como material de oficina, hardware, mobiliario etc… y en casos concretos para piezas o repuestos industriales…, dependiendo del sector de la compañía.

· El perímetro de compra que iría a través de Catalogo dentro de la compañía: Este punto es importante, dado que el volumen de facturación que puede ir a través de catálogo en una compañía oscila entre el 7% y el 15% del volumen de compra.
· El número de usuarios dentro de la organización que usarían el catalogo: Normalmente la justificación de la implantación de un catálogo electrónico viene dada por la capacidad de agregar demanda del cliente interno a través de un listado de artículos que previamente compras ha negociado con distintos proveedores. Es importante conocer bien cuál es la demanda interna de este tipo de pedidos para poder cuantificar la importancia de introducir un herramienta de catálogo electrónico en la organización.
· El número de pedidos y materiales susceptibles de asociarse a un catálogo:
Es fundamental analizar qué cantidad de pedidos se llevan a cabo a lo largo del año para estas categorías, cuantas entidades dentro de la compañía podrían beneficiarse del catálogo y el tiempo que el Departamento de Compras puede ahorrar al no tener que gestionar dicha demanda directamente.

Las ventajas que puede aportarnos la implantación de una herramienta de catálogo electrónico son:

·  Reducción significativa de tiempos del Departamento de compras en la gestión de la demanda de este tipo de artículos
·  Reducción de costes. Ya que el Departamento de Compras se asegura que los pedidos llevados a cabo a través del Catálogo Electrónico han sido previamente negociados.
· Nos permite centralizar la demanda de toda la organización sobre este tipo de materiales/artículos. De esta forma podremos extraer información de gran utilidad para negociar acuerdos marcos y descuentos por volumen.
·       Trazabilidad y control. Interactuando a través del propio catálogo con el proveedor en tiempo real y de una forma trasparente.


Una vez analizadas cada una de las medidas a llevar a cabo en MUNISA y la prioridad de cada una de ellas, nos centraremos en los próximos artículos en desarrollar las 4 primeras medidas en detalle, sus ventajas y desventajas, restricciones externas e internas, ROI de la inversión y otros puntos de interés.

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