jueves, 21 de mayo de 2015

El departamento de compras y la tierra prometida (V)

Publicado por: José Ortega

MUNISA - Caso práctico (parte 3)

Repasemos brevemente la información del artículo anterior.
Se expuso a modo ejemplo un caso práctico sobre la compañía MUNISA, donde tras analizar los procedimientos internos y política de compras de la compañía solicitamos a nuestros lectores que expusieran en una encuesta aquellas medidas que consideraban prioritarias a llevar a cabo por parte de MUNISA. Para todos aquellos que no pudisteis leer el pasado artículo, podéis pinchar en el siguiente enlace.
En el pasado artículo analizamos las 4 primeras acciones por puntuación, quedando pendientes de análisis las 4 últimas. A continuación repasaremos brevemente estas 4 últimas.

Acciones clave para la evolución del Departamento de Compras de MUNISA



5) CATEGORY MANAGEMENT  
En el Category Management se definen las categorías como unidades estratégicas de negocios, donde el proveedor y su involucración es una pieza clave para asegurar el expertise en la categoría junto a un equipo especializado dentro de la organización.
Repasemos el gráfico que planteamos en el artículo 2:



Tal y como se aprecia en el gráfico, el Category Management es una acción que aún está lejos para MUNISA.
Implementar esta iniciativa en una compañía que aún no ha saltado a un nivel de centralización de las compras no tendría sentido. Por tanto, un gran acierto el de nuestros lectores al no priorizar esta medida por encima de las ya citadas.

6) FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
La facturación electrónica es un paso importante dentro de cualquier organización aunque no es una medida prioritaria. Hemos de tener en cuenta que el objetivo del siguiente estudio es priorizar aquellas medidas que a corto plazo permitirán a MUNISA evolucionar hacia una mejora en el control del gasto y gestión del departamento de compras.
No obstante, es importante citar que mejoras puede aportarnos la implantación de la facturación electrónica en una compañía. Los puntos más importantes serían:

· Reducción de costes: tanto para el usuario como para la empresa. Al no requerir de procesos de impresión, gastos en papel, mensajería y almacenamiento.
· Eficiencia:  pues se produce una mejora en los tiempos de entrega de las facturas a través de los soportes electrónicos
· Reducción de trámites administrativos: Gracias a la emisión de facturas electrónicas, los procesos administrativos se llevan a cabo con mayor rapidez y eficacia, así como la localización de la información y el procedimiento de cobro.
· Seguridad: La información exclusivamente la administramos nosotros, por lo que se reduce en gran medida la probabilidad de falsificación y el margen de errores humanos, como puede ser el caso de extraviar o perder la documentación de la empresa.
· Mejora en la calidad de los servicios: Se proyecta innovación en la imagen empresarial, centrada en la adaptación a las nuevas tecnologías. Se establece una nueva forma de comunicación con los clientes y, sobre todo, tiene lugar un uso eficaz de los recursos financieros

7) INTEGRACIÓN DEL ERP y SOLICITUD DE COMPRA
La integración del ERP con la solicitud de compra puede parecer una iniciativa menos importante, pero en el caso específico de MUNISA, sería un paso clave que permitiría al departamento de compras a gestionar mejor la demanda a través de las herramientas que ya posee.
Recordemos que en MUNISA cada departamento poseía poder para llevar a cabo sus compras. Esto provocaba que el departamento de compras perdiera visibilidad de estas compras y por ende, imposibilidad para agregar demanda y llevar a cabo negociaciones marco.
Por tanto consideramos que esta iniciativa debería ir unida a la iniciativa 4 (Centralización de las compras), quedando finalmente el siguiente flujo dentro de la organización.



8) CATÁLOGO ELECTRÓNICO
El catalogo electrónico sería según nuestros lectores la última de las medidas que debería implementar MUNISA.
Una herramienta de catálogo electrónico es muy útil, dependiendo del perfil de la compañía, esta iniciativa podría tener un impacto sustancial sobre los procesos y la gestión del Departamento de compras. El catalogo electrónico está indicado para categorías como material de oficina, hardware, mobiliario etc… y en casos concretos para piezas o repuestos industriales…, dependiendo del sector de la compañía.

· El perímetro de compra que iría a través de Catalogo dentro de la compañía: Este punto es importante, dado que el volumen de facturación que puede ir a través de catálogo en una compañía oscila entre el 7% y el 15% del volumen de compra.
· El número de usuarios dentro de la organización que usarían el catalogo: Normalmente la justificación de la implantación de un catálogo electrónico viene dada por la capacidad de agregar demanda del cliente interno a través de un listado de artículos que previamente compras ha negociado con distintos proveedores. Es importante conocer bien cuál es la demanda interna de este tipo de pedidos para poder cuantificar la importancia de introducir un herramienta de catálogo electrónico en la organización.
· El número de pedidos y materiales susceptibles de asociarse a un catálogo:
Es fundamental analizar qué cantidad de pedidos se llevan a cabo a lo largo del año para estas categorías, cuantas entidades dentro de la compañía podrían beneficiarse del catálogo y el tiempo que el Departamento de Compras puede ahorrar al no tener que gestionar dicha demanda directamente.

Las ventajas que puede aportarnos la implantación de una herramienta de catálogo electrónico son:

·  Reducción significativa de tiempos del Departamento de compras en la gestión de la demanda de este tipo de artículos
·  Reducción de costes. Ya que el Departamento de Compras se asegura que los pedidos llevados a cabo a través del Catálogo Electrónico han sido previamente negociados.
· Nos permite centralizar la demanda de toda la organización sobre este tipo de materiales/artículos. De esta forma podremos extraer información de gran utilidad para negociar acuerdos marcos y descuentos por volumen.
·       Trazabilidad y control. Interactuando a través del propio catálogo con el proveedor en tiempo real y de una forma trasparente.


Una vez analizadas cada una de las medidas a llevar a cabo en MUNISA y la prioridad de cada una de ellas, nos centraremos en los próximos artículos en desarrollar las 4 primeras medidas en detalle, sus ventajas y desventajas, restricciones externas e internas, ROI de la inversión y otros puntos de interés.
jueves, 7 de mayo de 2015

LOS 5 SECRETOS DE LA GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

LOS 5 SECRETOS DE LA GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

Publicado por Mickey North Rizza


La gestión de relaciones con proveedores está atravesando una gran transición. Atrás quedan los días en que era suficiente con gestionar los gastos o conseguir los mejores acuerdos posibles con tu base de suministros.


En la actual economía global hay tantos factores a tener en cuenta a la hora de elegir y gestionar a un proveedor que puede volverse una tarea abrumadora. Afortunadamente hay nuevas tecnologías que ayudan en la automatización y simplifican el proceso, permitiéndote tomar decisiones de forma más rápida y con mejor conocimiento sobre tus proveedores. Y los resultados son impresionantes: las empresas que están centradas en la gestión de relación con proveedores llevan una ventaja de cinco a uno en el valor que se deriva de su base de abastecimiento.

Aquí pueden ver los cinco secretos sobre la gestión de relaciones con proveedores que debes conocer desde ya para comenzar a cultivar relaciones fructíferas con ellos:

1. La atención debe ponerse en la relación. En el mundo actual, gestionar una base de abastecimiento implica fortalecer las relaciones que puedan favorecer o destruir tu negocio. Ganarte la confianza de tus proveedores con una comunicación honesta, escuchar sus preocupaciones e involucrarles en tus procesos les convierte en último término en socios valiosos de tu negocio.

2. Cambian las expectativas. Se espera de los departamentos de compras que sepan dónde están sus vulnerabilidades y que refuercen sus equipos para alcanzar el éxito. Los equipos que ponen un énfasis especial en el análisis cualitativo y cuantitativo de datos serán capaces de identificar puntos débiles, riesgos y oportunidades de forma rápida y sucinta –mejorando así los planes y estrategias de necesarios para gestionar tanto a los proveedores como el propio negocio, con la vista puesta en triunfar.

3. Es beneficioso para todos. Si estás en línea con tus proveedores y les tratas como a socios, ambos negocios experimentarán elevados índices de éxito, una reducción de riesgos y la colaboración e innovación saldrá reforzada. Los estudios demuestran que los equipos de compras que han conseguido alinearse con éxito con sus proveedores clave han mejorado las capacidades de su proveedor en términos de innovación, calidad, fiabilidad y reducción de costes/precios así como la agilidad para reducir los factores de riesgo. Se puede conseguir un gran valor para ambos negocios que no sería posible de alcanzar si operasen de forma independiente.

4. Ofrece grandes oportunidades. Una gestión de relaciones con proveedores exitosa permite un menor tiempo de entrega y de puesta de productos en el mercado, eficiencia en las transacciones, competitividad, gestión del riesgo y abundantes ahorros financieros –todo lo cual no solo contribuye a tu balance, sino que también te permite presentar productos a la última y de gran calidad poniéndote en cabeza en tu mercado-.

5. La tecnología puede simplificar el proceso. La clave de una gestión de relaciones con los proveedores eficiente es contar con un sistema con el que puedas visualizar a tus proveedores y analizar los factores de riesgo. Usar tecnología de gestión de relación con proveedores te ofrece una visibilidad de la base de aprovisionamiento sin parangón, proporcionándote la fotografía detallada de aquello que está afectando a tu cadena de abastecimiento y haciendo más fácil mitigar los riesgos.

Una gestión de relaciones con proveedores efectiva no solo genera grandes ahorros sino también grandes oportunidades. ¿Cómo estás desarrollando las relaciones a largo plazo con tus proveedores?

martes, 5 de mayo de 2015

Construyendo la capacidad de aprovisionamiento y cadena de suministro.



Aprovechando el evento que tuvo lugar ésta semana para la presentación de la colaboración entre CIPS (Instituto Colegiado de Adquisiciones y Suministros) y DILF (Foro De Adquisición y Logística Danesa), unos de los ponentes tuvo la oportunidad de hablarnos más en profundidad acerca de un programa internacional llamado: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (UNDP) y de los 6 años de asociación con CIPS en los que usa su certificado para educar, mejorar y motivar a su equipo.


El UNDP tiene un programa llamado “Buying for a Better World” (Comprando para un futuro mejor) que ayuda a los sectores públicos de países en desarrollo a que lleven a cabo aprovisionamientos que cumplan con los estándares internacionales. El programa UNDP de aprovisionamiento está siendo tan bien valorado como medio seguro para adquirir bienes que muchos países que ya no están en extrema pobreza aún prefieren usar UNDP para aprovisionarse en su nombre con el fin de luchar contra la corrupción. Esos países incluyen a Brasil y Argentina. También hizo mención a cómo de vulnerable es el aprovisionamiento ante la corrupción y de cómo el UNDP tiene tolerancia cero a cualquier tipo de regalos, independientemente de la cultura o el tamaño de la donación (incluso una gorra de béisbol debe ser rechazada).

El ponente relató una historia de un entorno de aprovisionamiento extremadamente desafiante que realmente pone de manifiesto la importancia del proveedor adecuado y buenas prácticas de aprovisionamiento. El UNDP tuvo un proyecto en Somalia para construir una prisión para los piratas allí. Éste fue un proyecto altamente desafiante, no menos por el hecho de que, dada la inestabilidad del país, el área que está actualmente bajo el control gubernamental es muy pequeña. Otros desafíos surgieron cuando los muros de la prisión colapsaron inmediatamente después de que la primera tormenta de arena impactara en ellos. Afortunadamente no había presos encarcelados en ese momento. Eso fue debido al hecho de que el proveedor no tuvo suficiente cemento para mezclar adecuadamente el hormigón. Esto muestra los desafíos a los que el UNDP se enfrenta y de cómo las prácticas de aprovisionamiento se ven afectadas en regiones desfavorecidas o en conflicto del mundo.

El UNDP ha experimentado un rápido incremento en gasto pero ningún cambio en la cantidad de personal. Al darse cuenta del aumento del riesgo y complejidad que esto conlleva, junto con el movimiento de la organización que se aleja de la compra exclusiva de alimentos para aprovisionar servicios y obras públicas, así, el UNDP estaba dispuesto a mejorar el conocimiento de sus trabajadores. También encontraron que el nivel de aprovisionamiento varía de persona a persona entre los equipos.
Para hacer frente a esto, el UNDP usa una versión adaptada del programa certificado CIPS que sigue siendo acreditado y reconocido por CIPS. Su colaboración con el programa CIPS no solo aporta más valor a la experiencia del el aprovisionamiento UNDP sino que estimula la progresión de la empresa, creando el deseo de alcanzar un mayor nivel de cualificación, conduciendo a la mayor capacitación de la fuerza laboral.
Junto con el UNDP el certificado CIPS se trata ahora de manera efectiva como un carnet de conducir con todos los profesionales de aprovisionamiento necesarios para alcanzar al menos la certificación de nivel 2 sin importar en qué lugar del grupo se encuentren.


Como el departamento de aprovisionamiento se enfrenta a nuevos retos e incremento de la presión por justificar su valor en la empresa, es crucial que a los profesionales de aprovisionamiento se les anime a desarrollar su propio conocimiento y habilidades, y sean recompensados por ello. EL UNDP es el ejemplo perfecto de cómo una organización puede llevar estas mejoras y, posteriormente, garantizar que el aprovisionamiento está construyendo capacidad y la estrategia está siendo entregada con un enfoque de aprovisionamiento de excelencia y conocimiento.