jueves, 16 de abril de 2015

El Departamento de Compras y la tierra prometida (IV)


Publicado por José Ortega

MUNISA - Caso práctico (parte 2)

Repasemos brevemente la información del artículo anterior.
Se expuso a modo ejemplo un caso práctico sobre la compañía MUNISA, donde tras analizar los procedimientos internos y política de compras de la compañía solicitamos a nuestros lectores que expusieran en una encuesta aquellas medidas que consideraban prioritarias a llevar a cabo por parte de MUNISA. Para todos aquellos que no pudisteis leer el pasado artículo, podéis pinchar en el siguiente enlace.
Una vez recibidas las respuestas de nuestros lectores, exponemos a continuación el resultado de las mismas para proceder a su análisis.

Acciones clave para la evolución del Departamento de Compras de MUNISA




Tal y como podemos apreciar en el gráfico, existe una diferencia marcada entre las primeras 4 medidas y las siguientes.  A continuación llevaremos a cabo una interpretación y justificación de cada una de estas medidas que nos permita tomar una decisión final para que MUNISA consiga dar el paso que le permita madurar y evolucionar su Departamento de Compras.

Sin lugar a dudas según nuestros lectores, esta es la medida estrella a llevar a cabo por MUNISA y personalmente estoy de acuerdo. Si recordamos el anterior artículo, MUNISA se nos presentaba como una compañía en la que el departamento de compras solo controlaba el 34% del volumen de pedidos anual y donde distintos departamentos controlaban el restante 66%. Esto obviamente nos hace sospechar que existen importantes palancas de ahorro y que no existe una imagen real del gasto de la compañía.

MUNISA necesita visibilidad, conocer a que proveedores compra y clasificar correctamente el gasto para crear una estrategia acertada.
El Departamento de Compras de MUNISA tendrá que justificar por qué debe invertir recursos y tiempo en llevar a cabo esta acción. Como todos sabemos si vamos a gastar tiempo y dinero necesitamos justificar el ROI de dicha inversión, por tanto la mejor arma de compras en esta situación será SPEND ANALYSIS.

Según nuestros lectores esta es la siguiente medida que debería llevar a cabo MUNISA
Una vez que SPEND ANALYSIS haya sacado a la luz aquellas malas prácticas que se llevan a cabo en la compañía, así como aquellos Quick wins que nos aportarán un ROI inmediato, el siguiente paso es dotar a la compañía de herramientas que nos permitan rectificar de raíz los malos procedimientos.

La implantación de una herramienta de E-SOURCING es el primer cimiento sobre la cual el Departamento de Compras debe construir su nuevo proyecto. Una herramienta de E-SOURCING permitirá entre otros:

·         Aportar transparencia a cada uno de los procesos de negociación
·         Reducir los costes
·         Reducir el tiempo en los trámites administrativos asociados a proveedores para que compras se dedique a aquellas tareas de mayor valor para la compañía
·         Controlar el parque de proveedores y al mismo tiempo ampliarlo para favorecer la competencia y aumentar la visibilidad del mercado
·         Asentar procedimientos y trazabilidad de los procesos de compra en la organización

Tal y como refleja el gráfico, a la implantación de una herramienta de E-SOURCING le sigue muy de cerca “3.Cambio en la política de compras de la compañía” y “4.Centralización de las compras”. En mi opinión estas tres medidas deben ir absolutamente de la mano y a continuación explicaremos por qué.

Como ya adelantábamos en el anterior punto, esta medida es clave. Según vimos en el anterior artículo, prácticamente no existía una política de compras en MUNISA y el Departamento de Compras vivía a la sombra de otros departamentos.
Obviamente una compañía que no considera estratégico al Departamento de Compras no ha creado una política de Compras que permita:

·         Definir las relaciones de la empresa con sus proveedores
·         Definir la política de selección de proveedores
·         Definir el marco legal de las compras en la compañía
·         Relación de compras VS calidad del servicio VS calidad técnica
·         Definir las políticas de contratación, código ético y políticas de desarrollo sostenible
·         Transparencia
·         Adaptación a las normativas actuales del mercado.

Desplegar una solución de E-SOURCING exige de una política de compras actualizada.

La centralización de las compras debe ir estrechamente unida a las acciones 2 y 3, y es evidentemente la primera conclusión que podría extraerse de un proyecto de SPEND ANALYSIS.

En la primera fase de lanzamiento y consolidación de una función de compras corporativa, conviene centrar los esfuerzos en centralizar las actividades de compras, para explotar sinergias y tener una visión global. Más adelante estudiaremos que compras resultan de mayor valor añadido para la compañía y cuáles no y en función de ello, decidir cuáles son susceptibles de externalizar. Pero es primordial que inicialmente Compras tome el control de todas las compras dentro de la compañía.


En el próximo artículo estudiaremos las acciones de Category Management, Facturación Electrónica, integraciones ERP y Catalogo electrónico y analizaremos porque estás medidas no son tan prioritarias para MUNISA.

jueves, 9 de abril de 2015

¿Tienes un buen Plan Anual de compras?

Plan Anual de Compras


Publicado por Pilar Cuesta 







La elaboración y cumplimiento de un buen Plan Anual de Compras nos ayuda a los responsables de compras a dar el mejor servicio a nuestros clientes internos y, por tanto, a nuestra compañía.

Garantizando la disponibilidad de los bienes y servicios necesarios en tiempo.    
Consiguiendo las mejores condiciones de contratación del mercado.
Agregando la demanda de diferentes unidades de negocio.
Materializando ahorros que se reflejan directamente en la cuenta de resultados de la compañía.

Por los grandes beneficios que el Plan de Compras nos puede ofrecer, resulta evidente la necesidad de que dediquemos gran parte de nuestros esfuerzos en diseñar, elaborar y consensuar internamente dicho plan de compras teniendo en cuenta, entre otras variables:








El presupuesto anual de la compañía – Nos permite conocer las necesidades anuales tanto de gasto como de inversión.
La vigencia de los contratos con nuestros proveedores – Nos ayuda a priorizar y calendarizar las licitaciones.
Las condiciones del mercado – Nos dan información sobre la necesidad o no de licitar determinados bienes o servicios, nos ayudan a definir el baseline de las licitaciones…
La capacidad del departamento de compras – Para desarrollar tantas licitaciones como el departamento de compras tenga capacidad de absorber sin dejar de dar el mejor servicio a la compañía.

Ahora, planteate;
¿Qué otros beneficios te aporta el Plan Anual de Compras? ¿Qué variables tienes en cuenta a la hora de diseñarlo?