martes, 3 de marzo de 2015

Manual del Departamento de Compras : La Guía escrita de la organización

Publicado por Beatriz Lorente

Como comentábamos en anteriores post, en la actualidad los Departamentos de Compras están pasando de ser meramente administrativos a ser cada vez más estratégicos. De esta evolución surge la necesidad de tener un manual o guía oficial que recoja cómo se organiza y se opera.

Estos manuales de compra tienen fundamentalmente cuatro finalidades:

1. Definir con detalle los objetivos del Departamento de Compras, que deben de estar alineados con los de la compañía. 

2.Establecer la estructura del Departamento indicando las responsabilidades de cada puesto. De esta forma se evitan posibles duplicidades de funciones y, también, sirve como guía para evaluar la eficiencia del personal en el desempeño de las mismas.

3. Recopilar las políticas y procedimientos a seguir en la adquisición de bienes/servicios, con el objetivo de que las distintas funciones se cumplan con eficacia, ya que sirve para que las tareas se realicen de una manera uniforme. Asimismo, es una herramienta útil para la formación de nuevos empleados, para la resolución de conflictos que puedan surgir y para facilitar los controles de cumplimiento de los auditores internos.

4. Definir la relación con los diferentes clientes internos, para prestar un buen servicio, cumplir expectativas de los mismos y crear una relación de colaboración que busque el bien común de la compañía.

Por último, hay que tener en cuenta que requiere una dedicación importante de tiempo, es conveniente revisarlo periódicamente para que siempre esté actualizado y siga siendo de utilidad.

¿Dispones de algún Manual que recoja las directrices y estrategias de tu Departamento de Compras? 

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