jueves, 5 de marzo de 2015

El Departamento de Compras y la Tierra Prometida (III): Caso Práctico

Publicado por José Ortega

Una vez analizados los distintos niveles de madurez de un Departamento de Compras en el post anterior, planteamos un caso práctico de una compañía ficticia, MUNISA, que se encuentra en un punto intermedio entre la categoría 1 y 2 de madurez de su Departamento de Compras. 

Para obtener un vistazo rápido de la situación de esta compañía, facilitamos varios datos que nos permiten definir un perfil rápido de su situación. 

· Nombre de la compañía: MUNISA 
· Facturación anual: 210 M€ 
· Volumen de compra: 143 M€ 
· Número de Fabricas/Sedes en España: 4 
· Número de pedidos anuales: 8.000 
· Número de personas en el departamento de compras: 4 

La compañía MUNISA no posee una centralización total de sus compras, existen distintas unidades de negocio que llevan a cabo un gran número de compras, de las cuales no tiene visibilidad el Departamento de Compras


En MUNISA existen 2 procedimientos distintos a la hora de llevar a cabo la solicitud de compra: 

Procedimiento 1 
  • Perímetro: Pedidos menores de 10K€. 
  • Proceso: El usuario del departamento contacta con el proveedor, solicita presupuesto y lleva  a cabo la negociación. Posteriormente dicho usuario remite al departamento de compras la información mediante una solicitud en el sistema para que Compras gestione el pedido. 
Procedimiento 2 
  •  Perímetro: Pedidos mayores de 10K€ y menores de 10K€ si el departamento solicitante lo desea. 
  • Proceso: El Departamento de Compras contacta con el proveedor en base a las características solicitadas por el usuario de la unidad de negocio demandante mediante una solicitud de compra a través de un formulario estándar. A continuación del Departamento de Compras solicita presupuesto, negocia, adjudica y posteriormente gestiona el pedido.
A continuación se muestra un reparto del perímetro de facturación por departamento y del número de pedidos gestionado por cada uno y por compras.


Los gráficos nos muestran una compañía en la que el Departamento de Compras solo cubre un 33,8% de las compras de la organización. Es decir, el 33,8% de las compras se llevan a cabo por el procedimiento 2 y el restante 72,2% de los pedidos a través del procedimiento 1.

Una vez hemos analizado las distintas métricas de MUNISA, vamos a analizar qué medios tecnológicos posee la compañía y que flujo dentro de la operativa actual cubren los mismos.


A continuación podemos apreciar las distintas soluciones tecnológicas que MUNISA emplea desde el proceso de solicitud de compra, pasando por la gestión del pedido hasta la propia gestión del contrato.


MUNISA desea llevar a cabo una revolución en la compañía, que le permita reducir significativamente sus costes y al mismo tiempo aplicar las mejores prácticas en el área de compras. ¿Qué pasos consideras que debería llevar a cabo MUNISA?

A continuación os dejamos una breve encuesta para valorar distintas acciones que ayuden a MUNISA a mejorar y que comentaremos en el próximo artículo. Acceso Encuesta


  

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