jueves, 26 de marzo de 2015

Compras Vs Financiero

La Función de Compras en muchas ocasiones está ligada al lenguaje y a la métrica del ahorro dentro de su organización. Los compradores luchan por ser entendidos cuando hablan de valor y de proveedores en  los Departamentos Financieros y éstos, lo que realmente quieren escuchar son cifras de ahorro.

El comprador pasa a desempeñar un papel Comercial dentro y fuera de su empresa, por su firme habilidad de negociación y su visión estratégica. Están obligados a expresar sus planes en términos financieros para encontrar la aprobación económica, no sólo por parte de Financiero, sino también, del Director General, que encuentra en el ahorro una importancia equivalente al prestigio de la Función de Compras


En esta situación, los compradores tienen la difícil tarea de traducir Gestión del gasto, Gastos operativos o Gestión de gastos por categoría en una negociación estructurada y con especificaciones, para poder llegar a las unidades internas de la organización.

La palabra Ahorro se convierte en pesadilla y deseo para los Departamentos de Compras, que han visto esencial evolucionar e implementar la función financiera dentro de su departamento tanto para su modelo de actuación externo como interno. 

La externalización de la actividad de Compras es una sencilla y económica solución para liberarse del mercado que explorar y proteger a la compañía de los riesgos que se corren en los mercados, y que en compras se da cada vez más por sus efectos. En consecuencia sirven de sensor al resto de la compañía.


En la actualidad, son muchas las empresas que han progresado a una Función de Compras Innovadora que confía en el valor, sin dejar de lado al gran protagonista del Departamento Financiero, el ahorro. Apostando por las nuevas tecnologías y las soluciones para la gestión integral del gasto, se puede adaptar a todos los procesos de compras y ajustarse a la estrategia de la compañía.

Además de ofrecer información detallada, fiable y personalizada de cada negociación, con un posterior seguimiento y control de los procesos de contratación, facilita el trabajo a ambos departamentos. 

Comprar de forma innovadora es optimizar, eliminar costes innecesarios, aprovechar todos los recursos y obtener el ahorro y los beneficios deseados para nuestra empresa.
  
lunes, 16 de marzo de 2015

Buenas relaciones para alcanzar el éxito de tu negocio

Publicado por Sandra Pérez

En la actualidad,  los problemas económicos afectan a muchas empresas, por ello es importante dedicar un esfuerzo importante y entregar el tiempo adecuado a las relaciones comerciales, para conseguir nuevos clientes y afianzar el compromiso mutuo con los que ya lo son. En el origen de estos acuerdos reside la base para lograr un buen intercambio.

En los negocios hay que trabajar para mantener las relaciones y conseguir nuevas alianzas y para que sean satisfactorias tienen que aportar beneficios a ambas partes. Esto no es una tarea fácil, sin embargo, una de las principales funciones para establecer un compromiso de negocios son la buena comunicación y el buen trato con los proveedores, clientes y partners.

Pero, ¿cuáles son las claves para llevarlo a cabo? 

Resulta complicado establecer unas bases, ya que cada cliente, comprador o proveedor son diferentes y las relaciones que se lleven a cabo con cada uno de ellos también son distintas. Si consideramos los factores de la particularidad de cada contexto, el ámbito y el alcance del negocio, podemos guiarnos por estas pautas:

 - Analizar a cada uno de ellos, mostrar nuestros puntos fuertes, enseñar dónde ellos pueden mejorar y qué beneficios tendrían gracias a nuestra colaboración.

 - Mostrar la confianza necesaria, como resultado obtendremos un producto de mejor calidad y con precios más bajos. 

- Debemos ser honestos y prestar atención a sus inquietudes, de esta forma los beneficios son mutuos.


 - Cumplir con los requisitos acordados, así comprobarán que pueden seguir depositando su confianza en nuestra compañía y conseguiremos nuevos acuerdos.
  
martes, 10 de marzo de 2015

Proyectos I+D de la Unión Europea: Compra Pública Innovadora

Publicado por Ana Durán

La Unión Europea desde sus inicios apuesta por la investigación y la innovación, facilitando e impulsando la creación de proyectos para el desarrollo. El pasado año, nace por parte de estas iniciativas de la UE el Programa Horizonte 2020 o H2020, destinado a impulsar la ciencia de excelencia en el marco de las tecnologías y de las aplicaciones, basándose en las investigaciones más recientes sobre los problemas que más preocupan a los europeos en las áreas de la salud, alimentación, energía, transporte,clima y seguridad.

El programa Horizonte 2020, engloba en sí mismo varios proyectos, y cuenta con un presupuesto de 75 millones para el periodo de 2014 a 2020.  Dentro de este plan de innovación está el destinado a la Compra Pública innovadora para mejorar la calidad de los servicios públicos y apoyar la comercialización de la innovación tecnológica y empresarial.

La Tecnología en Gestión de Compras es uno de los protagonistas del proyecto EPP-eHealth, European Procurers Platform - eHealth - Transforming the Market for eHealth Solutions, orientado a la creación de una red de compradores del sector público sanitario que cubran las necesidades del sector y ofrecer las soluciones más novedosas y a precios más competitivos. EPP-eHealth está financiado por la Comisión Europea dentro del H2020 y destinará del presupuesto un total de 800K €.


Forman parte de este proyecto de compra pública innovadora las consultoras de tecnología BravoSolution (España), Danai (Polonia), Optimat (UK) y los organismos sanitarios públicos de referencia a nivel internacional como el Hospital Universitario de Cracovia (Polonia)Unidad de la Innovación en la Salud de Región Zealand (Dinamarca)Servicio Andaluz de Salud y el Servicio Madrileño de Salud (España), uniendo su experiencia descubrirán la mejor solución.



La Comisión Europea busca continuamente nuevos socios con o sin experiencia en proyectos de innovación, del sector público y privado que quieran participar y colaborar en futuros proyectos de I+D. Si quieres transmitir tus iniciativas en innovación y tienes ganas de trabajar puedes contactar aquí para un mayor asesoramiento.
  
jueves, 5 de marzo de 2015

El Departamento de Compras y la Tierra Prometida (III): Caso Práctico

Publicado por José Ortega

Una vez analizados los distintos niveles de madurez de un Departamento de Compras en el post anterior, planteamos un caso práctico de una compañía ficticia, MUNISA, que se encuentra en un punto intermedio entre la categoría 1 y 2 de madurez de su Departamento de Compras. 

Para obtener un vistazo rápido de la situación de esta compañía, facilitamos varios datos que nos permiten definir un perfil rápido de su situación. 

· Nombre de la compañía: MUNISA 
· Facturación anual: 210 M€ 
· Volumen de compra: 143 M€ 
· Número de Fabricas/Sedes en España: 4 
· Número de pedidos anuales: 8.000 
· Número de personas en el departamento de compras: 4 

La compañía MUNISA no posee una centralización total de sus compras, existen distintas unidades de negocio que llevan a cabo un gran número de compras, de las cuales no tiene visibilidad el Departamento de Compras


En MUNISA existen 2 procedimientos distintos a la hora de llevar a cabo la solicitud de compra: 

Procedimiento 1 
  • Perímetro: Pedidos menores de 10K€. 
  • Proceso: El usuario del departamento contacta con el proveedor, solicita presupuesto y lleva  a cabo la negociación. Posteriormente dicho usuario remite al departamento de compras la información mediante una solicitud en el sistema para que Compras gestione el pedido. 
Procedimiento 2 
  •  Perímetro: Pedidos mayores de 10K€ y menores de 10K€ si el departamento solicitante lo desea. 
  • Proceso: El Departamento de Compras contacta con el proveedor en base a las características solicitadas por el usuario de la unidad de negocio demandante mediante una solicitud de compra a través de un formulario estándar. A continuación del Departamento de Compras solicita presupuesto, negocia, adjudica y posteriormente gestiona el pedido.
A continuación se muestra un reparto del perímetro de facturación por departamento y del número de pedidos gestionado por cada uno y por compras.


Los gráficos nos muestran una compañía en la que el Departamento de Compras solo cubre un 33,8% de las compras de la organización. Es decir, el 33,8% de las compras se llevan a cabo por el procedimiento 2 y el restante 72,2% de los pedidos a través del procedimiento 1.

Una vez hemos analizado las distintas métricas de MUNISA, vamos a analizar qué medios tecnológicos posee la compañía y que flujo dentro de la operativa actual cubren los mismos.


A continuación podemos apreciar las distintas soluciones tecnológicas que MUNISA emplea desde el proceso de solicitud de compra, pasando por la gestión del pedido hasta la propia gestión del contrato.


MUNISA desea llevar a cabo una revolución en la compañía, que le permita reducir significativamente sus costes y al mismo tiempo aplicar las mejores prácticas en el área de compras. ¿Qué pasos consideras que debería llevar a cabo MUNISA?

A continuación os dejamos una breve encuesta para valorar distintas acciones que ayuden a MUNISA a mejorar y que comentaremos en el próximo artículo. Acceso Encuesta


  
martes, 3 de marzo de 2015

Manual del Departamento de Compras : La Guía escrita de la organización

Publicado por Beatriz Lorente

Como comentábamos en anteriores post, en la actualidad los Departamentos de Compras están pasando de ser meramente administrativos a ser cada vez más estratégicos. De esta evolución surge la necesidad de tener un manual o guía oficial que recoja cómo se organiza y se opera.

Estos manuales de compra tienen fundamentalmente cuatro finalidades:

1. Definir con detalle los objetivos del Departamento de Compras, que deben de estar alineados con los de la compañía. 

2.Establecer la estructura del Departamento indicando las responsabilidades de cada puesto. De esta forma se evitan posibles duplicidades de funciones y, también, sirve como guía para evaluar la eficiencia del personal en el desempeño de las mismas.

3. Recopilar las políticas y procedimientos a seguir en la adquisición de bienes/servicios, con el objetivo de que las distintas funciones se cumplan con eficacia, ya que sirve para que las tareas se realicen de una manera uniforme. Asimismo, es una herramienta útil para la formación de nuevos empleados, para la resolución de conflictos que puedan surgir y para facilitar los controles de cumplimiento de los auditores internos.

4. Definir la relación con los diferentes clientes internos, para prestar un buen servicio, cumplir expectativas de los mismos y crear una relación de colaboración que busque el bien común de la compañía.

Por último, hay que tener en cuenta que requiere una dedicación importante de tiempo, es conveniente revisarlo periódicamente para que siempre esté actualizado y siga siendo de utilidad.

¿Dispones de algún Manual que recoja las directrices y estrategias de tu Departamento de Compras?