lunes, 13 de octubre de 2014

Budget Ownership: Principal Enemigo de la Función de Compras

Evolucionar o morir. Este es el dilema de las empresas en el final de la crisis que muchos vaticinan, pero pocos ven todavía en su cuenta de resultados. Si podemos tener una lectura positiva de lo que ha sucedido durante estos duros años es que sólo los adaptados al nuevo entorno han sobrevivido.

Este proceso de mutación ha relegado para los libros de historia productos y servicios por los que ya no estamos dispuestos a pagar y este proceso no ha hecho más que empezar.

No nos engañemos. Este fenómeno no sólo afecta a negocios sin sentido, sino también a formas de trabajar obsoletas que hacen menos eficientes a los que sí ofrecen algo por lo que estamos dispuestos a pagar.

Una de tantas es el concepto de Budget Ownership o en español "el presupuesto es mío". Gastos e inversiones se reparten entre los distintos departamentos de la organización con un criterio establecido por la Dirección General o Financiera en la búsqueda de la mayor orientación al negocio y siguiendo criterios de eficiencia. No obstante, con esta forma de trabajar se pueden generar curiosas circunstancias:

- con el temor a una reducción en el reparto siguiente, ¿quién no ha trabajado a destajo a final de año para agotar una partida con saldo asignado pendiente?
- ¿por qué voy a elegir una opción técnica que no sea la mejor en el mercado si tengo presupuesto para pagarla?
- si compras consigue ahorros por negociación, los ahorros siguen siendo del budget owner

Soluciones hay mil, al menos una para cada dueño de presupuesto. Todas ellas tienen algo en común: la necesidad de posicionamiento estratégico del departamento de compras en las decisiones de ubicación de inversiones y gasto.

La experiencia nos dice que existen algunas claves que ayudan a agilizar esta ardua tarea y a posicionar estratégicamente al departamento de compras dentro de la organización:

-El apoyo y convencimiento de la dirección general y de los principales clientes internos en el valor aportado por el departamento de compras
-El apoyo de una organización externa experta en compras que defina un plan claro de comunicación y acción dentro y fuera de la función de compras
-La innovación y control dentro del departamento. El uso de tecnología en compras ayudará a la organización a identificar las categorías de gasto más importantes, y a obtener una trazabilidad y un seguimiento del ahorro obtenido en cada categoría negociada. Estas herramientas ayudan, además, en la tarea de comunicar fuera del departamento los resultados y mejoras obtenidas
    

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