martes, 3 de junio de 2014

La Factura Electrónica: Desmaterialización y Automatización

Publicado por Gorka Ochoa

¿Qué significa exactamente el término desmaterialización y como afecta al día a día en las empresas que ya han iniciado este proceso?

De una manera simplista podemos definir desmaterialización como aquel proceso que posibilita ir de un soporte físico o analógico a un soporte no físico o electrónico, y en el caso de una factura o un pedido, manteniendo todos los atributos de credibili­dad y obligatoriedad del título que representa. Las grandes corpo­raciones hace años que identificaron el potencial y los beneficios que la desmaterialización de procesos administrativos traen consigo y han querido ir un paso más allá con la automatización de procesos administrativos completos de menor valor para sus organización.

¿Y qué entendemos por automatización de procesos administrativos?

Es la vinculación de una serie de tareas a un workflow o flujo de trabajo electrónico para que de manera automática se vayan cumpliendo las diferentes etapas sin necesidad de recursos adicionales.

De esta manera, podemos entender que desmaterialización y automatización de procesos administrativos están íntimamente ligadas, ya que es necesario contar con todos los documentos tradicionalmente en papel en formato electrónico, para que la automatización sea una realidad.

Uno de los ejemplos prácticos instaurado en grandes corpora­ciones, es la automatización del proceso de cuentas a pagar. Un proceso de escaso valor dentro de una organización pero que necesita de muchos recursos para verificar todas y cada una de las operaciones de identificación y aprobación de las facturas recibidas por los proveedores. De ahí que hablemos comúnmente de procesos tecnológicos frente a procesos tradicionales.
   

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