lunes, 30 de junio de 2014

El Proceso de Evaluación de Proveedores (III Parte)

Publicado por Fulgencia Otálora

Siguiendo los posts anteriores, aquí os dejo las dos últimas fases que completan  el proceso de evaluación de proveedores

6. Definir SLA’s
 Hay que establecer los niveles de servicio que definen los grados de rendimiento. Cada KPI debe tener asociado una serie de niveles de servicio que sean fácilmente medibles.

• Tiempo de Respuesta inferior a 30 minutos - Excelente
• Tiempo de Respuesta entre 30 minutos y 1 hora - Bueno
• Tiempo de Respuesta entre 1 y 2 horas - Aceptable
• Tiempo de Respuesta superior a 2 horas - No aceptable

7. Inclusión como cláusula en contratos nuevos
 Una vez definido todo el proceso debemos incluir el método de evaluación en cualquier nuevo contrato que firmemos.

Es especialmente efectivo vincular la retribución del contrato firmado con el desempeño del proveedor. Por una parte, podemos aplicar cláusulas de penalización y/o cancelación que nos permitan percibir una compensación si el servicio no es el especificado, y por otra, podemos incluir bonificaciones que motivarán que el proveedor se comprometa con la calidad.

¿Realizas en tu compañía otras fases en el proceso de evaluación de proveedores? ¿Qué fase consideras más complicada?

miércoles, 25 de junio de 2014

El Proceso de Evaluación de Proveedores (II Parte)

Publicado por Fulgencio Otálora

Como comenté en la publicación anterior, existen 7 fases que no pueden fatal en el proceso de Evaluación de Proveedores. Las primeras son identificar la necesidad del servicio a evaluar y definir la categoría de rendimiento. Aquí os dejo las siguientes:

3. Definir KPI’s
Una vez definidos los puntos anteriores, el siguiente paso consiste en establecer todos los puntos que vamos a requerirle al proveedor, los indicadores de rendimiento.
• Tiempo de Respuesta
• Presentación de informes
• Registros PRL
• Gestión de incidencias
• Etc.

4. Definir Ponderaciones
Tenemos que definir la importancia de cada KPI y de cada categoría dentro de la evaluación del proveedor. No todos los indicadores que vamos a medir tienen la misma relevancia y por ello debemos establecer previamente la puntuación de cada uno de ellos.

5. Definir Grados de Rendimiento

Hay que definir los niveles de aceptación de cada indicador, estableciendo al menos el límite entre lo óptimo y lo no aceptable.
Podemos ampliar esta subdivisión tanto como necesitemos, para establecer niveles máximos de rendimiento esperado y al mismo tiempo diferentes niveles de aceptación del servicio prestado.
• Excelente
• Bueno
• Aceptable
• No aceptable

En la próxima publicación desvelaré las últimas dos fases del proceso.
 
lunes, 23 de junio de 2014

El Proceso de Evaluación de Proveedores

Publicado por Fulgencio Otáloga

Dependiendo de la madurez del Departamento de Compras, podemos estar ante situaciones de mucha definición de los servicios, o por el contrario, estar ante servicios en los cuales no esté definido y especificado el nivel de servicio mínimo requerido.

Por ello, el primer paso que debe revisar una organización es su listado actual de SLA’s y KPI’s ya incluidos en los contratos con sus proveedores. Si no tenemos definido el nivel de servicio mínimo de cada contrato, debemos realizar una fase previa de definición:

1. Identificar la necesidad del servicio a evaluar:
Es imprescindible identificar los aspectos clave del servicio que queremos evaluar, centrándonos en aquello que consideramos que no puede faltar en el servicio prestado por el proveedor.

Hay que encontrar los puntos clave a valorar en el proveedor, tanto a nivel de empresa como a nivel de servicio.

Es importante también establecer el alcance de la evaluación, es relativamente frecuente que nuestros proveedores nos proporcionen diversos servicios, muchos de ellos muy diferentes entre sí, por lo tanto tendremos que preguntarnos cómo queremos evaluarlos: ¿de manera global o servicio a servicio?

2. Definir Categorías de Rendimiento:
La evaluación del proveedor debe abarcar todos los aspectos posibles. No sólo hay que evaluar el servicio prestado, también hay que prestar atención a otra serie de elementos, como pueden ser el personal asignado al servicio, la documentación aportada durante el servicio, etc.

Por lo tanto, es importante distinguir dentro de la actuación del proveedor diferentes áreas de evaluación.
• Documentación
• Calidad
• Ejecución
• Recursos Humanos
• Etc.

En la próxima publicación  las 5 fases siguientes que harán que el proceso de evaluación de proveedores sea imprescindible en vuestra organización.
 
miércoles, 18 de junio de 2014

Evaluación del Rendimiento de Proveedores

Publicado por Fulgencio Otálora

Como ya avanzamos en el último post, el rendimiento de los proveedores debe evaluarse a través de los KPI’s. Son indicadores que miden el nivel del desempeño de un proceso, centrándose en el "cómo" y valorando el rendimiento, de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado.

Los KPI’s nos permiten:

o Medir el nivel de servicio

o Realizar un diagnóstico de la situación

o Informar sobre la situación y los objetivos

o Motivar a los equipos responsables del cumplimiento de los objetivos del KPI

o Progresar constantemente

Objetivos, que habremos fijado en contrato a través de los SLA’s, los cuales definen el nivel mínimo de servicio requerido en cada caso

Los SLA’s nos permiten:

o Identificar y definir las necesidades del servicio

o Controlar expectativas de servicio en relación a la capacidad del proveedor

o Proporcionar un marco de entendimiento

o Simplificar asuntos complicados

o Reducir las áreas de conflicto

o Favorecer el diálogo ante la disputa .

¿Evalúas en tu compañía el rendimiento de tus proveedores?
  
lunes, 16 de junio de 2014

¿Por qué se debe evaluar el rendimiento de un proveedor?

Publicado por Fulgencio Otálora

Toda organización espera que sus proveedores aporten valor añadido y ofrezcan un servicio de calidad. Si bien, esta premisa es sencilla, no siempre es fácil comprobar que efectivamente nuestros proveedores ofrecen lo que se espera de ellos.

Para corroborar que nuestros proveedores aportan lo que se espera de ellos, es frecuente asociar a la firma de un contrato una serie de SLA’s (Acuerdos de Nivel de Servicio) y KPI’s (Indicadores Principales de Comportamiento) que definen y permiten evaluar la calidad del servicio. Aunque esta práctica es habitual, el seguimiento y control supone un esfuerzo para la organización que, en muchos casos, nos puede llevar a no realizarlo, bien sea por falta de recursos, por una percepción errónea en la importancia del mismo o por cualquier otro motivo.

En la actualidad, es posible realizar este proceso de manera sencilla y eficiente, siendo la tecnología nuestra principal aliada.

¿Cómo evaluas a tus proveedores en la actualidad?

En próximos posts desvelaré los pasos a seguir en estos procesos de evaluación.
   
jueves, 5 de junio de 2014

La Factura Electrónica: Automatización del Proceso de Facturación

Publicado por Gorka Ochoa

¿En qué consiste la automatización del proceso de facturación?

De una manera gráfica, es aquel proceso que permite la recep­ción de facturas en formato electrónico y que codifica, revisa, identifica y concilia las mismas con el pedido o pedidos correspondientes para enviarla al pago, según los criterios de cada organización.



Ventajas obtenidas:

• Facturación y Pedido electrónico con clientes y proveedores

• Visibilidad total del gasto para identificar oportunidadesde Ahorro

• Mejora la gestión del ciclo de vida de los contratos

• Cumplimiento de los contratos en la compra de bienes yservicios

• Reducción de costes de procesado de facturas y aumento de productividad

• Archivo electrónico por empleado, centro de coste, categoría, unidad, etc.

• Estrategias globales de pago y aplicación de descuentos

• Estimaciones actuales y decisiones financieras sobredatos reales

Es decir, una mejora en todos los costes administrativos junto a un mayor conocimiento del perfil de gasto de mi organización, que me permitirá en futuros ejercicios obtener mejores condicio­nes de aquello que realmente estoy consumiendo.

Las preguntas que ahora deben hacerse como Directores son: ¿Está mi organización preparada para emitir PedidosElectrónicos? ¿Están mis proveedores preparados paraemitir Facturas Electrónicas?

Afortunadamente la respuesta es sí. La evolución hacia las empre­sas sin papel no tiene vuelta atrás y sus proveedores agradecerán el ahorro administrativo que para ellos supone la recepción de pedidos electrónicos y la emisión de facturas electrónicas.

  
martes, 3 de junio de 2014

La Factura Electrónica: Desmaterialización y Automatización

Publicado por Gorka Ochoa

¿Qué significa exactamente el término desmaterialización y como afecta al día a día en las empresas que ya han iniciado este proceso?

De una manera simplista podemos definir desmaterialización como aquel proceso que posibilita ir de un soporte físico o analógico a un soporte no físico o electrónico, y en el caso de una factura o un pedido, manteniendo todos los atributos de credibili­dad y obligatoriedad del título que representa. Las grandes corpo­raciones hace años que identificaron el potencial y los beneficios que la desmaterialización de procesos administrativos traen consigo y han querido ir un paso más allá con la automatización de procesos administrativos completos de menor valor para sus organización.

¿Y qué entendemos por automatización de procesos administrativos?

Es la vinculación de una serie de tareas a un workflow o flujo de trabajo electrónico para que de manera automática se vayan cumpliendo las diferentes etapas sin necesidad de recursos adicionales.

De esta manera, podemos entender que desmaterialización y automatización de procesos administrativos están íntimamente ligadas, ya que es necesario contar con todos los documentos tradicionalmente en papel en formato electrónico, para que la automatización sea una realidad.

Uno de los ejemplos prácticos instaurado en grandes corpora­ciones, es la automatización del proceso de cuentas a pagar. Un proceso de escaso valor dentro de una organización pero que necesita de muchos recursos para verificar todas y cada una de las operaciones de identificación y aprobación de las facturas recibidas por los proveedores. De ahí que hablemos comúnmente de procesos tecnológicos frente a procesos tradicionales.