martes, 27 de mayo de 2014

El arte del Reporting en el Departamento de Compras

Publicado por Ben Turner

El comienzo de un proyecto en compras es una experiencia excitante, frenética, emocional y educativa. El equipo se compone de personas de distintos departamentos de la empresa y los gerentes deben encargarse de los discursos motivacionales y de los objetivos del proyecto.

En la fase siguiente, el equipo comienza a trabajar, realizando un esquema del proyecto, apuntando reuniones en el calendario y hablando con los proveedores. En la primera revisión, se presenta el progreso y los gestores preguntan por algunas dispositivas y estadísticas. El martes siguiente, el cliente interno pregunta por una actualización semanal del proyecto mostrando el estado del mismo y los cambios para la previsión de los ahorros. El equipo consume la mayoría de su tiempo creando y actualizando estos informes y comienzan a quedarse atrás. El siguiente informe contiene errores y las cifras no concuerdan y más revisiones van apareciendo en el calendario. ¿Cómo pudo pasar esto si las cosas comenzaron tan bien?

Yo he visto a menudo proyectos empezar con una actividad intensa, pero omitiendo el desarrollo de un set de informes que muestren el progreso actual y futuro del proyecto. Los líderes del proyecto pueden preferir permanecer centrados en la realización del proyecto, pero en el tema del reporting, un comienzo sólido ahorra la repetición de trabajo en el largo plazo.

La creación de informes al comienzo del proyecto, permite al equipo la reutilización de informes previos y la presentación de un mensaje común a todos los clientes internos. Si les dieran una página en blanco, los clientes internos soñarían con diseñar su formato ideal de informe – siendo cada uno distinto – pero los detalles importantes serían los mismos. Proporcionar esto en un set de informes ordenado y consistente te permitirá establecer las expectativas y crear confianza desde la primera reunión.
  

No hay comentarios :

Publicar un comentario