viernes, 30 de mayo de 2014

La Factura Electrónica: Evolución a través del Tiempo


Publicado por Gorka Ochoa

Con la irrupción de las nuevas tecnologías, se produjo la desmaterialización del soporte físico de aquellos contenidos soportados en formato analógico como el cd o el papel, entre otros.

Posteriormente, y como consecuencia de la facilidad para la portabilidad de determinados ficheros, desde hace unos años ya es frecuente la realización de determinadas operaciones a través del teléfono móvil o la tablet.

Todas estas novedades que desde el punto de vista de usuario han sido revolucionarias, han tenido su fiel reflejo desde el punto de vista de las empresas dedicadas a estas actividades. Y actualmente la evolución pasa por permitir que todas las empresas, independientemente de su actividad y tamaño, se beneficien de la posibilidad que las nuevas tecnologías ofrecen a sus departamentos de gestión.

Desde hace ya unos años, la mejora de los principales procesos comerciales, como pedidos y pagos, ha pasado por la eliminación del papel y de acuerdo a las últimas novedades legislativas, la Administración Española ha dado el paso definitivo para impulsar y promover la desmaterialización del proceso.

 
martes, 27 de mayo de 2014

El arte del Reporting en el Departamento de Compras

Publicado por Ben Turner

El comienzo de un proyecto en compras es una experiencia excitante, frenética, emocional y educativa. El equipo se compone de personas de distintos departamentos de la empresa y los gerentes deben encargarse de los discursos motivacionales y de los objetivos del proyecto.

En la fase siguiente, el equipo comienza a trabajar, realizando un esquema del proyecto, apuntando reuniones en el calendario y hablando con los proveedores. En la primera revisión, se presenta el progreso y los gestores preguntan por algunas dispositivas y estadísticas. El martes siguiente, el cliente interno pregunta por una actualización semanal del proyecto mostrando el estado del mismo y los cambios para la previsión de los ahorros. El equipo consume la mayoría de su tiempo creando y actualizando estos informes y comienzan a quedarse atrás. El siguiente informe contiene errores y las cifras no concuerdan y más revisiones van apareciendo en el calendario. ¿Cómo pudo pasar esto si las cosas comenzaron tan bien?

Yo he visto a menudo proyectos empezar con una actividad intensa, pero omitiendo el desarrollo de un set de informes que muestren el progreso actual y futuro del proyecto. Los líderes del proyecto pueden preferir permanecer centrados en la realización del proyecto, pero en el tema del reporting, un comienzo sólido ahorra la repetición de trabajo en el largo plazo.

La creación de informes al comienzo del proyecto, permite al equipo la reutilización de informes previos y la presentación de un mensaje común a todos los clientes internos. Si les dieran una página en blanco, los clientes internos soñarían con diseñar su formato ideal de informe – siendo cada uno distinto – pero los detalles importantes serían los mismos. Proporcionar esto en un set de informes ordenado y consistente te permitirá establecer las expectativas y crear confianza desde la primera reunión.
  
viernes, 23 de mayo de 2014

La Parte Psicológica de los Contratos

Publicado por Abdul Aziz Mujeb 

Todos nosotros nos preguntamos si el único nexo entre un empleado y la empresa es el contrato legal firmado entre dos partes, pero en realidad hay más, ya que existe un contrato psicológico establecido indirectamente. Este contrato psicológico hace referencia a la relación entre ambas partes, subrayando los inputs requeridos por ambas partes para conseguir el resultado esperado, independientemente de lo que este escrito en el contrato legal.

Como profesionales, se espera de nosotros que mantengamos decoro y lealtad cuando nos asociamos con una organización, ¿por qué? Nosotros nos comportamos así porque como individuos formamos parte de un grupo y nuestro comportamiento puede tener un efecto en la organización. Si se adopta la mentalidad adecuada, el comportamiento puede influir y mejorar en los resultados y efectividad de la organización.

Por lo que la próxima vez que presentes un contrato o gestiones uno existente, ten en cuenta el acuerdo psicológico, ya que determinará el éxito futuro de la relación.
 
lunes, 19 de mayo de 2014

El Scouting de Proveedores, Buen Compañero de Viaje para Comprar Fuera

Publicado por Alberto Alfonso

El scouting consiste, esencialmente, en realizar una búsqueda direccionada de proveedores que nos permita identificar y descubrir posibles alternativas válidas a nuestros suministradores actuales.

Según el informe “El ciclo completo del proveedor: el scouting de proveedores”, de BravoSolution, todo director o responsable de compras sabe que esta práctica es un elemento básico de la función de compras. En la coyuntura actual, el scouting es más necesario si cabe, ya sea por razones de fuerza mayor -porque proveedores de ciertos servicios o bienes desaparecen debido a la crisis- o porque el mercado ahora mismo es mucho más dinámico y, por tanto, inestable.

Las empresas deben estar adaptándose continuamente a los cambios que se producen en el mercado y estar siempre al corriente de lo que ocurre a su alrededor, ya sea cercano o más lejano. Saber qué empresas nuevas hay, así como cuáles tienen visos de que vayan a desaparecer, nos permitirá estar siempre preparados ante los cambios internos –estratégicos de la propia empresa– o externos –del mercado–.

Asimismo, hay que estar al tanto de nuevas opciones de proveedores que puedan ir surgiendo, lo que es factible incluso en la actual situación económica. Si no es cerca, igual hay que mirar un poco más lejos. Los países emergentes son un claro ejemplo de esto. Dichos mercados son un hervidero de nuevas empresas que pueden ser opciones válidas para empezar a suministrar parte o la totalidad de algún bien que necesitemos.

Un método que nos permite buscar ‘más allá’

Realizar un estudio de mercado periódico, al menos en aquellos suministros con cierta relevancia, es una metodología muy recomendable, que en ocasiones nos puede llevar a encontrarnos con gratas sorpresas. Por ejemplo, que algún suministro que creíamos monopolizado por uno o varios proveedores dispone de otras opciones válidas.

Ese es uno de los valores añadidos del scouting: el conocimiento de nuestro entorno, tanto el cercano como, si es posible, el lejano, el cual generalmente suele quedar de primeras descartado por el coste del transporte pero, que como hemos visto, en ocasiones nos puede deparar sorpresas.

Asimismo, el scouting no debe quedar reducido a una mera búsqueda y listado de empresas, en especial en aquellos suministros de más valor. Ya que se realiza el ejercicio, se debe aprovechar para obtener información de los potenciales proveedores que nos puedan ser de utilidad para evaluar la validez o no de los mismos con respecto a nuestras políticas y estrategias.

Cuanto mejor conozcamos la empresa, mejor idea nos haremos de la misma y con más certeza sabremos si realmente podremos confiar algún suministro o servicio a dicha empresa.

En el caso de suministro de bienes o servicios críticos para nosotros, el scouting lo podemos completar con visitas al proveedor para cerciorarnos de que lo vamos a dejar en buenas manos. De nuevo, esto cobra especial relevancia en los mercados emergentes, donde lo más aconsejable es disponer de asesores expertos locales.

 
martes, 13 de mayo de 2014

Comunicación: Aspecto Principal de Nuestra Existencia

Publicado por Mickey North Rizza

De vez en cuando la vida nos enseña lecciones difíciles de olvidar. Hace unos días, recibí una de estas lecciones cuando me estaba preparando para un viaje de trabajo y olvidé mi teléfono móvil. Siendo optimista, la vida te permite encontrar alternativas a estos problemas. En mi caso, al ser un viaje de tres días, decidí viajar sin móvil, ya que la alternativa (comprar un móvil de prepago) la consideré cara y sin sentido.

Un compañero me dijo que estaba trabajando de forma “old fashion”, usando el ordenador y el teléfono del hotel. ¿“Old fashion”? Es cierto, la innovación en la tecnología deja los teléfonos fijos como “old school”. Pero, el teléfono fijo funciona bien para llamadas a clientes y compañeros, incluso aunque solo pueda realizar una cosa tras otra, ya que existe un cordón que salva la distancia y permite que pueda viajar sin mi teléfono.

La lección real que he aprendido es que la comunicación es un aspecto principal de mi existencia. ¿Puedes imaginar un mundo fuera de la red? Sin email, ni redes sociales, ni llamadas telefónicas…Como ser humano, veo imprescindible estar conectado a través de la tecnología 24 horas y 7 días por semana. Somos comunicadores por naturaleza, incluso si no estamos conectados a tiempo real las 24 horas, las redes sociales hacen mucho por nosotros.

Como conclusión: La comunicación viene en distintas formas y confiar en ella ha cambiado nuestras vidas – trabajo, casa y vida personal. Nosotros nos comunicamos de distintas formas, incluso cuando no estamos utilizando las aplicaciones o métodos de comunicación, nuestro mundo asume que aun así estamos conectados. La comunicación a través de la tecnología se ha convertido en una necesidad principal necesaria para sobrevivir.