jueves, 30 de enero de 2014

Liderar un impacto duradero en Compras: hoy, mañana y en los años venideros (Parte III)


Un Valor Duradero: el Spend Analysis como Motor para el Cambio

Los datos y los análisis se pueden aprovechar además de para el Departamento de Compras, para la toma de decisiones basada en datos objetivos de los Departamentos Financiero, Logística y Producción e incluso Marketing e IT. Entendiendo desde el principio los derechos y obligaciones que reporta cada contrato, el total de ahorros puede superar las expectativas iniciales y ser duraderos en el tiempo. El continuo análisis del gasto asegura que los objetivos de ahorro son ciertos, precisos y realizables, ya que identifican como un semáforo en rojo aquellas acciones correctivas que debemos tomar para lograrlos.

“Reportando y remarcando el cumplimiento de los contratos; no sólo ayudamos a aumentar los ahorros, sino que permite iniciar un diálogo con todas las partes interesadas sobre qué contratos no están bien definidos o nunca se implementaron apropiadamente” comentó Tom Kinnaird, Jefe de Contratación de Servicios Globales Comerciales.

Empezamos: ¿Próximos Pasos?

¿Qué se necesita para poder empezar?

Una ejecución externa del Spend Analysis: El proceso no es tan complejo como se quiere hacer creer quiere hacer creer y el ROI es prácticamente instantáneo.

Un conjunto de Soluciones Flexibles: Para tener una aproximación realmente integral, las organizaciones necesitan una herramienta flexible que pueda analizar y segmentar los contratos y las líneas de gasto al detalle, por departamento, precio, producto y proveedor.

Un cambio en la Cultura de la Empresa: El ahorro de costes no es sólo un problema del Departamento de Compras, afecta a toda la empresa de manera global. Cada uno de sus componentes debe entender su papel como individuo para ayudar al Departamento de Compras a conseguir sus metas.

lunes, 27 de enero de 2014

Liderar un impacto duradero en Compras: hoy, mañana y en los años venideros (Parte II)


Transformando las iniciativas del Departamento de Compras en iniciativas Globales: una vez que hemos identificado un gasto fuera de contrato, el Spend Analysis permitirá sentar las bases para comenzar las discusiones con todos los departamentos, comunicando qué contratos siguen siendo válidos y la visión del Departamento de Compras. Las organizaciones más maduras, comprenden que un gasto fuera de contrato es una gran oportunidad de mejora, más que un problema.

Las 5 preguntas críticas para cada departamento:

1. ¿Por qué se compra fuera de contrato?

2. ¿Qué contratos actuales no cubren vuestras necesidades?

3. ¿Cómo mejorarías los ratios de los proveedores?

4. ¿Cada cuánto tiempo se deberían revisar los contratos?

5. ¿La tecnología de compras es de fácil manejo e intuitiva?

Con la participación de todos los departamentos en el proceso de compras, se aumenta la aceptación y valoración de toda la organización y se adaptan sus comunicaciones, estrategias y contratos para cubrir todas las necesidades de la misma. El resultado final es el reconocimiento global del Departamento de Compras como departamento estratégico de la empresa.

Las 5 razones principales de no conformidad:

1. Pobre conocimiento de contratos existentes

2. Requerimientos de suministro específicos

3. Preferencias del comprador

4. Rotación en la familia o en la organización

5. Poca o nula tecnología de compras

Mejora la colaboración en las Compras Estratégicas: Inevitablemente, las necesidades de compra de los diferentes departamentos tienen muchos puntos en común. Usando la tecnología de Spend Analysis para identificar gastos fragmentados, salen a la luz las posibilidades de consolidar compras por contrato y de agregar volúmenes de compra para obtener mayores ahorros y mejorar la eficiencia de los departamentos.

jueves, 23 de enero de 2014

Liderar un impacto duradero en Compras: hoy, mañana y en los años venideros (Parte I)


Cuando el Análisis del Gasto se integra periódicamente y de manera integral, los resultados se mantienen tanto en el corto como en el largo plazo. Aquí está la progresión de los beneficios.

ROI instantáneo: los beneficios a fecha de hoy

Más gasto controlado y gestionado: No todos los empleados compran bajo contrato, y este tema es mucho más profundo que una no conformidad contractual. Los empleado harán lo que sea para ser más productivos, si un proveedor no satisface sus necesidades suprimirán su contratación para lograr un trabajo correcto.

El Spend Analysis ofrece la visión de qué proveedores no están cumpliendo con las necesidades de los compradores y permite tomar acciones correctivas en tiempo real. Cuanto más tarde se corrija un gasto incorrecto, más oportunidades estamos perdiendo.

Mejores Proveedores y Mayor Cumplimiento de los Contratos: ¿Qué ocurre cuando un proveedor factura demasiado o su factura es diferente cada mes? Con cientos de miles de líneas de gasto y miles de contratos, es técnicamente imposible para los departamentos de compras lograr una visibilidad del 100% de los mismos de manera manual. El Spend Analysis resuelve inmediatamente este problema mediante la generación de alertas sobre la desviación de los precios contractuales en tiempo real.

“El análisis de conformidad de los precios pactados nos ha dado un conocimiento de nuestra política de gasto desconocido hasta entonces. Por ejemplo, han salido a la luz aquellos proveedores que no respetaban los acuerdos pactados.” Explica David Coley CPO del National Health Service Foundation Trust, Reino Unido.
 

lunes, 20 de enero de 2014

Análisis de Conformidad del Gasto: una oportunidad perdida (Parte 2)



El punto de partida de recopilación y actualización de los datos puede ser complejo, sobre todo cuando la información está repartida en diferentes departamentos y almacenada en distintos sistemas y lenguajes que ni siquiera son compatibles entre sí. Pero una vez que el dato está limpio y organizado, la tecnología actual permite tanto identificar de manera inmediata oportunidades de ahorro, como prevenir aquellas prácticas que impiden lograr mayores ahorros. Si bien, es necesaria cierta inversión inicial, el ROI del proyecto es prácticamente instantáneo. Sirva como ejemplo el caso de una cementera global, que en su primer análisis de gasto identificó a un proveedor que estaba cobrando por encima de las tarifas pactadas en el contrato. En este caso, el CPO dispuso de los datos reales para hablar con el proveedor sobre las tarifas erróneas. Sólo esta gestión realizada por el CPO compensó con creces el presupuesto para poner en marcha un proyecto de Spend Analysis.

Además, las compañías que ponen en práctica programas de reducción real del gasto a través del Spend Analysis, obtienen mayores beneficios, superando estos primeros éxitos. El Spend Analysis refuerza el cumplimiento de los contratos de todas las categorías y unidades de negocio. Puede vencer barreras que paralizan la consecución de mayores ahorros, mejora el conocimiento de los proveedores, la planificación estratégica y el seguimiento de riesgos.

miércoles, 15 de enero de 2014

Análisis de Conformidad del Gasto: una oportunidad perdida (Parte 1)


Aunque la mayoría de las empresas desarrollan medidas de análisis de gasto para determinadas actuaciones, sólo un pequeño porcentaje las implementa con todo su potencial posible. Para la gran mayoría, no es más que un ejercicio a final de año que busca lograr una instantánea del gasto actual, e identificar algunas maneras de aligerar la estructura de costes cortando “la fruta más madura del árbol”. Los ahorros obtenidos son esporádicos y no recurrentes, dejando aquellos que serían más consistentes y recurrentes sin tocar. Sin una visibilidad del gasto en tiempo real, aquel coste sobrante sigue oculto e inevitablemente seguirá permaneciendo en nuestra organización.

¿Qué ocurre en las compañías? De un lado, una percepción errónea del tiempo y los recursos que son necesarios para poner en marcha prácticas efectivas de análisis integral del gasto, y de otro, una cultura empresarial que cree que el análisis del gasto es un tema que afecta sólo al Departamento de Compras y que no está vinculado con la estrategia general de la Compañía. Al mismo tiempo, existe la idea de que el análisis del gasto sólo se puede realizar con un gran nivel de calidad de datos, sin embargo, el cumplimiento a menudo se mide en términos tan básicos como la calidad del proveedor o el precio por producto, para lo cual siempre deberíamos disponer de los datos. Incluso existen modelos más flexibles en función de cada categoría de gasto.

martes, 7 de enero de 2014

El Dilema del Aprovisionamiento


La vida profesional de un Jefe de Compras es un reto y todavía mayor en el clima económico actual. Los CPOs necesitan gestionar programas de reducción de costes para que las organizaciones puedan suministrar productos y servicios sin interrupción, y con márgenes que permitan a su vez, el crecimiento de sus proveedores – contando con la volatilidad actual del mercado, el aumento del precio de los commodities y la incertidumbre del proveedor.

Además, la mayoría de los CPOs tienen que hacer frente a obstáculos internos que ponen en peligro los ahorros de costes y planes de mejora impulsados por su departamento. Se están escapando de manera continua oportunidades de ahorro, tras duras negociaciones. El principal causante: la no conformidad de los contratos o necesidades no cubiertas.

Entonces, ¿Cómo pueden sobrevivir y tener éxito los CPOs?

El mercado demuestra de manera unívoca, que aquellos CPOs que desarrollan de una manera consistente una política de análisis total del gasto de la empresa como su estrategia principal de compras, están en mejor posición para lograr mejores resultados. Los analistas están de acuerdo: “Tener visibilidad del gasto, es el fundamento de los mejores Departamentos de Compras” comenta Andrew Bartolini, Director de Investigación de Ardent Partners.

jueves, 2 de enero de 2014

Profesionalizar la Función de Compras

La profesionalización de la Función de Compras es un proceso que pasa por distintas fases, para ejemplificar esta evolución os dejo un cuento breve que os permitirá visualizar la problemática de los Departamentos de Compras:

 

¿Te sientes identificado con esta problemática? ¿En qué fase se encuentra tu Departamento?