martes, 16 de julio de 2013

¿Quién debe encargarse de la Gestión de Contratos? (Parte 2)

Cada vez más responsables de compras opinan que la Gestión de Contratos debería ser crucial en todas las organizaciones, pero ¿Cómo debemos trasmitir esta necesidad a nuestros superiores?

Según Peter Smith, es importante crear un business case que justifique la inversión en Gestión de Contratos. Una parte importante de este business case debe justificar por qué el departamento de compras debería estar al cargo de esta función. Esta son las tres razones principales por las cuales dicho departamento debería liderar esta función:

1. Nadie más querrá hacerlo. Algunos departamentos y responsables pueden estar interesados en gestionar sus propios contratos, pero es menos probable que quieran gestionar todos los contratos de la organización. Es necesario coordinar los sistemas, formación y reporting, siendo el departamento de compras una solución lógica a este problema.

2. La Gestión de Contratos es una parte lógica del proceso de compras. Fluye de forma natural del proceso de aprovisionamiento y debe tener en cuenta pasos fundamentales en el proceso de compra, como son la selección de proveedores, negociación y el proceso de contratación.

3. Mientras que las partes involucradas en los contratos tienen un interés obvio en que la gestión de estos vaya bien, el departamento de compras tiene una motivación más amplia. Cuando un contrato va mal, no es frecuente oír que el contrato era bueno, pero la gestión ha sido mala, es más común oír que el contrato era malo o echar la culpa al responsable de compras que eligió a ese proveedor. Por ello, el departamento de compras tiene un interés personal en que la Gestión de Contratos sea efectiva.

El último punto es crucial, ya que el departamento de compras puede seleccionar a un proveedor que debería entregar un valor excelente a la organización, pero sin una gestión proactiva del contrato, los beneficios posiblemente no se consigan. Liderando la Gestión de Contratos, el departamento de compras puede colaborar con los clientes internos y con los proveedores para conseguir que el valor del contrato sea real, que se minimicen los riesgos relacionados con el proveedor y que se consigan ahorros.

¿Qué razón consideras más importante para que el departamento de compras se encargue de la Gestión de Contratos?

 

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