viernes, 12 de julio de 2013

Compras del sector energético: más descentralización, mayor control

Publicado por Pablo Parellada

Los departamentos de compras del sector energético están evolucionando hacia un modelo transparente que controla de manera interna las compras internacionales, trata de agilizar y planificar los procesos y gestiona el riesgo con los proveedores de manera pormenorizada.

Muchas organizaciones ya cuentan con compradores fuera de España e, incluso, en algunas existen responsables de compra por categoría de manera descentralizada. En la mayoría de ocasiones, estas compras están centralizadas en equipos españoles que se desplazan cuando es necesario y se apoyan en filiales o subcontratistas.

Por ejemplo, en Técnicas Reunidas se apoyan en las filiales para actividades de inspección, activación y prospección local, empleando personal del país. En el caso de Red Eléctrica, sus concesiones suministran desde países de bajo coste, siempre con la garantía de un distribuidor nacional y con la inspección de las fábricas por parte del equipo español.

Pero hoy en día, no son tan solo los compradores los que exigen garantías, sino que los proveedores de países como China piden niveles de suministro garantizados por desconocimiento de las compañías compradoras.

Nuevas formas de gestionar los proveedores

Actualmente, la mayoría de los departamentos de compras realizan una homologación financiera de sus proveedores con herramientas propias de su organización. En el Grupo Técnicas Reunidas se trabaja con diversas categorías y la homologación se realiza de forma corporativa incluyendo el histórico. Cuando compran fuera de nuestras fronteras, siempre contratan a proveedores reconocidos: una “descentralización centralizada”.

Pero en ocasiones, los indicadores financieros no son suficientes y hay que solicitar un mayor nivel de información por las fluctuaciones del país en el que se compre, como ocurre en Corea del Sur.

En Gas Natural Fenosa, los proveedores son evaluados antes de pedir oferta, con un proceso desarrollado por ellos, actualizando anualmente la base de proveedores.

Normalmente, dicha homologación tiene validez de un año y después se realiza un seguimiento de la homologación. Existen distintos medios que alertan sobre cambios en el proveedor, datos financieros, documentación…, pero proporcionan información de años anteriores y a en ocasiones sus alertas avisan cuando ya no hay solución.

Para Técnicas Reunidas, un indicador relevante de la situación financiera del proveedor es la presentación de sus cuentas. Si el proveedor no ha presentado las cuentas de los años pasados podemos catalogar la situación de preocupante. También hay que vigilar durante la ejecución la facturación del proveedor a tiempo junto con las garantías contractuales requeridas.

La autorización final de las compras suele ir vinculada a la línea jerárquica. En compañías como Técnicas Reunidas existe el llamado Comité semanal de Adjudicaciones, compuesto por directores de operaciones y directores de compras, en el que se evalúan y revisan los proyectos, siendo el ponente principal el director de proyectos. Otras, como Red Eléctrica, cuentan con un Comité de Compras mensual, con el director de compras como ponente.

Responsabilidad jurídica del departamento de compras

Actualmente, la responsabilidad de la firma de contratos en el sector energético se concentra en el departamento de compras y en casos especiales interviene el departamento jurídico. Con carácter general, las organizaciones cuando contratan se acogen a la Ley General de Contratación.

En muchas ocasiones, el proceso se puede ver dilatado por la intervención del departamento jurídico, por lo que hay departamentos de compras que crean contratos tipo para agilizar el proceso, siguiendo las líneas maestras que define el departamento jurídico, como es el caso de Gas Natural Fenosa.

En relación con la firma del contrato, en general se encarga el comprador, aunque la responsabilidad judicial recae sobre la persona que ha aprobado la adjudicación o el responsable operativo del contrato.

Por último, el departamento de compras es quien gestiona la relación con el proveedor, después de la firma del contrato.

Plan estratégico de compras

Los objetivos de cada departamento de compras varían de unas organizaciones a otras. En Técnicas Reunidas e Initec, cada proyecto es distinto, son llave en mano y se compra de manera individual cada proyecto. Por tanto, un objetivo continuo es la búsqueda de nuevos proveedores que cumplan los requisitos de Calidad y Seguridad establecidos en la Compañía.

Es esencial la transparencia total del proceso de homologación de proveedores, y por esta razón esta actividad se delega en departamentos independientes, como el Quality Assurance. Para Gas Natural Fenosa, en cambio, el objetivo es la convergencia de información y la optimización del volumen de compra del Grupo, frente a la compra individual por proyecto.

Pero en lo que la mayoría de departamentos coinciden es en la estacionalidad de los pedidos y la necesidad de crear una estrategia firme. Algunos departamentos incluso se plantean realizar un plan estratégico de compras, paralelo al plan de inversión, para prever y controlar cuándo llegan los pedidos y evitar el colapso de la línea de compradores en épocas puntuales.

 

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