lunes, 29 de julio de 2013

Los Departamentos de Compras necesitan Colaboradores para sus Negociaciones

Recientemente, en la Conferencia de Marketing Procurecon, Steve Lightfoot, Director de Compras de World Federation of Advertisers (WFA), comentó la importancia de que los responsables de compras conozcan las áreas de marketing y publicidad.

Los responsables de compras están jugando un rol cada vez más importante en la selección de agencias de publicidad y marketing, por lo que es importante entender cómo operan las agencias y que servicios dan, para poder negociar de una manera más efectiva.

Algunas organizaciones han optado por contratar a especialistas en esta material para que trabajen directamente en el Departamento de Compras.

Esta estrategia puede adoptarse para otras categorías también. Los responsables de compras son muy efectivos realizando negociaciones y procesos de compra, pero es el usuario final el que mejor conoce lo que necesita de cada proveedor.

La colaboración entre el Departamento de Compras y los usuarios finales puede mejorar las negociaciones, garantizando que el servicio contratado aporte el mayor valor a la organización.

viernes, 26 de julio de 2013

Claves del Departamento de Compras para conseguir valor en la organización

En este post, señalamos 14 características clave que deben tener los responsables de compras para conseguir un mayor valor añadido en la empresa:

1. Técnicas de Comunicación y Gestión del Cambio.

2. Consecución de ahorros que impacten directamente en la cuenta de resultados.

3. Contribuciones que mejoren el Retorno sobre la Inversión (ROI)

4. Gestión del talento y del rendimiento de los empleados y bonos relacionados con este rendimiento.

5. Implantación de tecnología y procesos Lean en la organización.

6. Liderazgo que permita asunción e intercambio de riesgos, colaboración y compromiso con los clientes internos.

7. Gestión del gasto, que permita controlar al menos el 95% del mismo.

8. Ahorros operacionales a través de la innovación.

9. Centro de Excelencia de aprovisionamiento y sourcing

10. Mejoras en la productividad, a través del análisis del gasto, procesos Lean y reducción de los ciclos de suministro.

11. Ahorros en las negociaciones.

12. Plan estratégico de Compras sobre los resultados de la organización.

13. Gestión del riego de Proveedores, teniendo en cuenta atributos financieros, climáticos, políticos…

14. Evaluación de Proveedores.

Nos gustaría que votarais las 3 características que consideréis más importantes para el Departamento de Compras ¡En unas semanas publicaremos los resultados!

¡Votad!

lunes, 22 de julio de 2013

¿Cómo se puede controlar mejor el gasto un departamento de compras?

Publicado por Pablo Parellada

El gasto, en muchas ocasiones, no está bien analizado.  Existen en las organizaciones sistemas dispares que no hablan entre sí, diferentes denominaciones para  materiales y proveedores, y problemas de omisión  de datos en la clasificación de materias primas. Si no conocemos lo que gastamos y con quién, difícilmente podremos controlarlo y optimizarlo.  Existen herramientas tecnológicas que aportan respuestas a estos problemas: por ejemplo, la solución de  Spend Analysis es una herramienta y una metodología de  trabajo que permite conocer lo que gastamos y ayudar  a controlarlo. Esta solución permite tener la visión real  del gasto global de toda la compañía: qué compro, quién  compra, cómo compra, dónde se desvía el presupuesto,  dónde mis costes de compra no coinciden con los precios  de mercado y cómo reducir los costes y ser más eficiente. 

Es importante no quedarse anclado en los sistemas arcaicos de análisis de datos basados en la contabilidad y  empezar a usar herramientas con nuevas funcionalidades  que te permitan obtener un análisis exhaustivo del gasto.

martes, 16 de julio de 2013

¿Quién debe encargarse de la Gestión de Contratos? (Parte 2)

Cada vez más responsables de compras opinan que la Gestión de Contratos debería ser crucial en todas las organizaciones, pero ¿Cómo debemos trasmitir esta necesidad a nuestros superiores?

Según Peter Smith, es importante crear un business case que justifique la inversión en Gestión de Contratos. Una parte importante de este business case debe justificar por qué el departamento de compras debería estar al cargo de esta función. Esta son las tres razones principales por las cuales dicho departamento debería liderar esta función:

1. Nadie más querrá hacerlo. Algunos departamentos y responsables pueden estar interesados en gestionar sus propios contratos, pero es menos probable que quieran gestionar todos los contratos de la organización. Es necesario coordinar los sistemas, formación y reporting, siendo el departamento de compras una solución lógica a este problema.

2. La Gestión de Contratos es una parte lógica del proceso de compras. Fluye de forma natural del proceso de aprovisionamiento y debe tener en cuenta pasos fundamentales en el proceso de compra, como son la selección de proveedores, negociación y el proceso de contratación.

3. Mientras que las partes involucradas en los contratos tienen un interés obvio en que la gestión de estos vaya bien, el departamento de compras tiene una motivación más amplia. Cuando un contrato va mal, no es frecuente oír que el contrato era bueno, pero la gestión ha sido mala, es más común oír que el contrato era malo o echar la culpa al responsable de compras que eligió a ese proveedor. Por ello, el departamento de compras tiene un interés personal en que la Gestión de Contratos sea efectiva.

El último punto es crucial, ya que el departamento de compras puede seleccionar a un proveedor que debería entregar un valor excelente a la organización, pero sin una gestión proactiva del contrato, los beneficios posiblemente no se consigan. Liderando la Gestión de Contratos, el departamento de compras puede colaborar con los clientes internos y con los proveedores para conseguir que el valor del contrato sea real, que se minimicen los riesgos relacionados con el proveedor y que se consigan ahorros.

¿Qué razón consideras más importante para que el departamento de compras se encargue de la Gestión de Contratos?

 
viernes, 12 de julio de 2013

Compras del sector energético: más descentralización, mayor control

Publicado por Pablo Parellada

Los departamentos de compras del sector energético están evolucionando hacia un modelo transparente que controla de manera interna las compras internacionales, trata de agilizar y planificar los procesos y gestiona el riesgo con los proveedores de manera pormenorizada.

Muchas organizaciones ya cuentan con compradores fuera de España e, incluso, en algunas existen responsables de compra por categoría de manera descentralizada. En la mayoría de ocasiones, estas compras están centralizadas en equipos españoles que se desplazan cuando es necesario y se apoyan en filiales o subcontratistas.

Por ejemplo, en Técnicas Reunidas se apoyan en las filiales para actividades de inspección, activación y prospección local, empleando personal del país. En el caso de Red Eléctrica, sus concesiones suministran desde países de bajo coste, siempre con la garantía de un distribuidor nacional y con la inspección de las fábricas por parte del equipo español.

Pero hoy en día, no son tan solo los compradores los que exigen garantías, sino que los proveedores de países como China piden niveles de suministro garantizados por desconocimiento de las compañías compradoras.

Nuevas formas de gestionar los proveedores

Actualmente, la mayoría de los departamentos de compras realizan una homologación financiera de sus proveedores con herramientas propias de su organización. En el Grupo Técnicas Reunidas se trabaja con diversas categorías y la homologación se realiza de forma corporativa incluyendo el histórico. Cuando compran fuera de nuestras fronteras, siempre contratan a proveedores reconocidos: una “descentralización centralizada”.

Pero en ocasiones, los indicadores financieros no son suficientes y hay que solicitar un mayor nivel de información por las fluctuaciones del país en el que se compre, como ocurre en Corea del Sur.

En Gas Natural Fenosa, los proveedores son evaluados antes de pedir oferta, con un proceso desarrollado por ellos, actualizando anualmente la base de proveedores.

Normalmente, dicha homologación tiene validez de un año y después se realiza un seguimiento de la homologación. Existen distintos medios que alertan sobre cambios en el proveedor, datos financieros, documentación…, pero proporcionan información de años anteriores y a en ocasiones sus alertas avisan cuando ya no hay solución.

Para Técnicas Reunidas, un indicador relevante de la situación financiera del proveedor es la presentación de sus cuentas. Si el proveedor no ha presentado las cuentas de los años pasados podemos catalogar la situación de preocupante. También hay que vigilar durante la ejecución la facturación del proveedor a tiempo junto con las garantías contractuales requeridas.

La autorización final de las compras suele ir vinculada a la línea jerárquica. En compañías como Técnicas Reunidas existe el llamado Comité semanal de Adjudicaciones, compuesto por directores de operaciones y directores de compras, en el que se evalúan y revisan los proyectos, siendo el ponente principal el director de proyectos. Otras, como Red Eléctrica, cuentan con un Comité de Compras mensual, con el director de compras como ponente.

Responsabilidad jurídica del departamento de compras

Actualmente, la responsabilidad de la firma de contratos en el sector energético se concentra en el departamento de compras y en casos especiales interviene el departamento jurídico. Con carácter general, las organizaciones cuando contratan se acogen a la Ley General de Contratación.

En muchas ocasiones, el proceso se puede ver dilatado por la intervención del departamento jurídico, por lo que hay departamentos de compras que crean contratos tipo para agilizar el proceso, siguiendo las líneas maestras que define el departamento jurídico, como es el caso de Gas Natural Fenosa.

En relación con la firma del contrato, en general se encarga el comprador, aunque la responsabilidad judicial recae sobre la persona que ha aprobado la adjudicación o el responsable operativo del contrato.

Por último, el departamento de compras es quien gestiona la relación con el proveedor, después de la firma del contrato.

Plan estratégico de compras

Los objetivos de cada departamento de compras varían de unas organizaciones a otras. En Técnicas Reunidas e Initec, cada proyecto es distinto, son llave en mano y se compra de manera individual cada proyecto. Por tanto, un objetivo continuo es la búsqueda de nuevos proveedores que cumplan los requisitos de Calidad y Seguridad establecidos en la Compañía.

Es esencial la transparencia total del proceso de homologación de proveedores, y por esta razón esta actividad se delega en departamentos independientes, como el Quality Assurance. Para Gas Natural Fenosa, en cambio, el objetivo es la convergencia de información y la optimización del volumen de compra del Grupo, frente a la compra individual por proyecto.

Pero en lo que la mayoría de departamentos coinciden es en la estacionalidad de los pedidos y la necesidad de crear una estrategia firme. Algunos departamentos incluso se plantean realizar un plan estratégico de compras, paralelo al plan de inversión, para prever y controlar cuándo llegan los pedidos y evitar el colapso de la línea de compradores en épocas puntuales.

 
lunes, 8 de julio de 2013

¿Quién debe encargarse de la Gestión de Contratos? (Parte 1)

¿Debe encargarse el departamento de compras, los category managers o los usuarios finales de la Gestión de Contratos?

Algunas personas no creen que la función de compras pueda encargarse de la gestión de contratos desde principio a fin. Pero, según Peter Smith “una de las funciones fundamentales del departamento de compras es obtener valor y ventaja competitiva de los proveedores, por lo que la manera de gestionar los contratos con proveedores después de la firma es una tarea imprescindible para la función de compras”.

Tradicionalmente, la tarea del departamento de compras finaliza cuando los contratos se firman. Muchos departamentos de compras todavía almacenan los contratos en papel o en bases de datos, pero esto no se considera gestionar los contratos. La gestión de contratos consiste en el seguimiento pro-activo de los resultados obtenidos por los proveedores envueltos en la relación contractual.

Algunos responsables de compras no se sienten responsables de la gestión de contratos, ¿esto se debe a que no sienten que tienen la capacidad suficiente o a que no tienen el conocimiento adecuado para gestionarlos? En ciertas organizaciones, la gestión de los contratos es llevada a cabo por un departamento específico dedicado a gestionar los resultados de los proveedores, interviniendo el departamento de compras como parte interesada, no como responsable.

¿Qué ocurre cuando uno de los contratos firmados va mal? Por ejemplo, cuando un proveedor da un servicio de menos calidad que la especificada en el contrato.

· ¿Quién es el responsable de arreglar el problema con el proveedor: el departamento de compras o el departamento específico que se encarga del seguimiento de los contratos?

· ¿Quién será el culpable de este problema a los ojos de todos?

Cuando no se han identificado a estas personas, el departamento de compras será el responsable de resolver el problema, por ello este departamento necesita tener un rol pro-activo en la gestión de contratos, como apunta Peter Smith.

 
viernes, 5 de julio de 2013

BravoSolution lidera el comparativo mundial de Tecnología para Compras según Gartner

  La firma Gartner, Inc. acaba de publicar su informe sobre la tecnología de sourcing estratégico y BravoSolution  ocupa la posición lider. La consultora ha obtenido la máxima calificación superando a 29 proveedores de su sector gracias a su “visión integral” y la segunda mejor puntuación por su “capacidad de ejecución”.


“Nuestra visión del sourcing ha evolucionado significativamente en los últimos años. Actualmente, además de ayudar a ahorrar costes, contribuimos a que algunas de las principales compañías mundiales crezcan de manera más rápida y eficiente”, afirma Nader Sabbaghian, CEO de BravoSolution. “La tecnología y capacidades que permiten la excelencia en la gestión de compras están cambiando con rapidez, y este nuevo reconocimiento por parte de Gartner es una demostración de nuestro compromiso para mejorar junto a ellas”.

BravoSolution proporciona un elevado valor en las operaciones de aprovisionamiento y negociación, por ello los departamentos de compras con mayor madurez consiguen aumentar el margen de sus compañías en un 3.5% y el retorno de su inversión en capital en 3.8%, lo que supone cientos de millones de beneficios potenciales en organizaciones internacionales.

El informe Magic Quadrant for Strategic Sourcing Application Suites 2013 está disponible en la web de BravoSolution.

El Cuadrante Mágico de Gartner
Gartner no respalda a ningún proveedor, producto o servicio representado en sus publicaciones de investigación, y no aconseja a los usuarios de tecnología seleccionar a proveedores sólo por haber obtenido las más altas calificaciones. Las publicaciones de investigación de Gartner consisten en opiniones de la organización de investigación de Gartner y no deben ser interpretadas como declaraciones de hechos. Gartner renuncia a todas las garantías, expresas o implícitas, con respecto a esta investigación, incluyendo cualquier garantía de comerciabilidad o aptitud para un propósito particular.
ello los departamentos de compras con mayor madurez consiguen aumentar el margen de sus compañías en un 3.5% y el retorno de su inversión en capital en 3.8%, lo que supone cientos de millones de beneficios potenciales en organizaciones internacionales.

 
lunes, 1 de julio de 2013

Actores Críticos en el Éxito de la Cadena de Suministro

Una encuesta recientemente publicada por CIPS y Supply Management saca a relucir que el 86,2% de los responsables de compras piensan que los legisladores no tienen los conocimientos adecuados para entender la cadena de suministro, y sólo el 13,8% confían en ellos.

Sin el conocimiento suficiente de los problemas que afectan la gestión de compras, los legisladores no pueden proporcionar la orientación adecuada para evitar y resolver los problemas que afectan a la cadena de suministro, como ocurrió con el escándalo de la carne de caballo. Además, el 35,8% de los encuestados piensan que el CEO de su organización no está comprometido con la estrategia de gestión del riesgo de la función de compras. Y lo que es más escalofriante, el 46,8% de los encuestados no disponen de una estrategia para gestionar el riesgo de toda su cadena de suministro.  

Para evitar que surjan problemas en la cadena de suministro, es necesaria la ayuda de distintas partes interesadas, tanto dentro del departamento de compras como fuera. Todos deben colaborar para garantizar que la salida al mercado y la calidad de los productos no se vean afectadas por problemas en el suministro.