viernes, 31 de mayo de 2013

La Influencia del Comprador en la Organización (Parte 2): ¡Mayor Valor y Mejores Resultados!

En la primera parte de este post, destacábamos la poca influencia del comprador en las categorías de gasto del sector público. Hoy vamos a considerar las dos categorías más complejas: Salud y Servicios Sociales.

Con respecto a las compras en el área sanitaria, a menudo encontramos una brecha entre las decisiones sobre cuidados médicos que se toman, sin tener en cuenta el coste de los bienes y servicios; y las compras de servicios generales, que se llevan a cabo teniendo en cuenta sólo el precio y no la calidad. Esto permite a los médicos comprar productos de manera autónoma en una gran cantidad de categorías clínicas, basándose sólo en sus preferencias profesionales, obteniendo finalmente una tremenda variedad de productos con limitada diferenciación, una gran cantidad de stock de seguridad, lo que genera material sobrante, así como un complejo equipo de dirección. Hoy en día, ha habido también un notable número de casos en los que los médicos han estado usando ciertos productos debido a incentivos de las compañías proveedoras, y no por la calidad del producto, llevando esto a un incremento en la regulación de los mercados de Tecnología Médica y Farmacéutica.

En cuanto a los Servicios Sociales, se observan niveles de fragmentación en la cadena de suministro, producidas por las pequeñas organizaciones de atención domiciliaria que están entrando en el mercado y que generan un coste innecesario y riesgo para dichos mercados. A menudo estos problemas no son denunciados debido a la falta de información sobre el gasto que producen.

En estos casos, es probable que las ineficiencias en la cadena de suministro se estén traduciendo en resultados desfavorables para pacientes y servicios al ciudadano.

Comprar para mejorar el Valor y la Calidad

Teniendo en consideración estas dinámicas, una clara recomendación para los Gerentes de la Administración Pública es que se centren en todo el ciclo de vida del servicio que proveen, desde la especificación de los productos y servicios, hasta la gestión del contrato y de los resultados, incluyendo las categorías más complejas. Sus responsabilidades no deben ser sólo operativas, comerciales o legales, sino que deben ser gestores estratégicos que añadan valor al servicio.

Esto tiene implicaciones para los Profesionales de Compras, ya que deberán demostrar una fuerte gestión de las relaciones con los clientes internos de la empresa y capacidades técnicas para poder comunicarse de manera efectiva con otros profesionales. Ellos necesitarán estar bien informados sobre las estrategias de compras más efectivas y las tendencias del mercado, así como el uso y gasto de su producto, para poder construir propuestas de valor efectivas para su organización.

 
lunes, 27 de mayo de 2013

La influencia del Comprador en la Organización (Parte 1)

Con frecuencia el área de compras es considerada como un simple departamento operacional en el que se realizan pedidos y se completan ofertas, reduciendo su importancia a una porción del gasto total en productos y servicios. Pero existe una desconexión entre esta realidad y las expectativas de los gestores de la empresa, que especialmente con la actual situación económica, esperan lograr grandes ahorros en todas las categorías de gasto.

El papel del comprador en las categorías de mayor impacto del gasto

En muchas organizaciones del sector público y privado, personas no especialistas en compras, como ingenieros, médicos, informáticos, constructores, son los que se encargan de especificar los bienes y servicios necesarios. A menudo estas categorías de gasto conllevan un alto coste e impacto en la continuidad de la empresa, por lo que la demanda y las especificaciones de estos productos son decisiones vitales para las organizaciones a largo plazo y para la eficiencia del suministro.

En el sector público, las cinco principales categorías de gasto son: Construcción, Fármacos, Servicios Sociales, Tecnologías Médicas y Tecnologías de la Información y Comunicación (ICT); constituyendo más del 50% del gasto.

En estas categorías, la influencia del comprador está limitada a la ejecución de un rol operacional o administrativo.

¿Por qué deberían los compradores estar más involucrados en el proceso?

En muchos casos, las decisiones de compra se toman teniendo en cuenta las necesidades técnicas y de calidad, pero sin tener en cuenta el precio, el coste y el ciclo de vida de la relación con el proveedor. Esto ocurre en las organizaciones en las que compran profesionales con un perfil no financiero.

Hay quien piensa que esto es positivo, ya que enfatiza la calidad de los bienes y servicios, pero por la experiencia se sabe que la sobre especificación en la mayoría de los casos no lleva a una mayor calidad. Además, existen factores, como el incremento en la fragmentación de los productos y del ciclo de aprovisionamiento, la complejidad innecesaria y la volatilidad, que llevan a la ineficiencia en la cadena de suministro. Las organizaciones públicas, además, tienen como proveedores a empresas privadas y si no se gestionan de una manera adecuada los contratos, cualquier empresa privada está incentivada a reducir la calidad a favor de los márgenes de beneficio.

 
viernes, 24 de mayo de 2013

Beneficios de una buena Gestión del Cambio en la implantación de una Solución de eSourcing

El eSourcing ha conseguido una posición esencial en los departamentos de compras “best-in-class”. Las soluciones de strategic sourcing mejoran la eficiencia, comunicación, y consistencia; factores altamente considerados en cualquier organización. Cuando las compañías implantan una solución de eSourcing pasan al siguiente nivel y por lo general el interés se enfoca en negociar el mejor precio posible y en tener a su alcance todas las opciones posibles de funcionalidad.

Un punto importante a tener en cuenta, es que estas herramientas son independientes y es necesario que la organización localice suficientes recursos dispuestos a dirigir la adopción y a llevar a cabo una práctica adecuada.

Las compañías que han adoptado soluciones de eSourcing a menudo cuentan con un especialista o grupo de especialistas (dependiendo del tamaño de la organización) apoyando los cambios del proceso y la implantación y puesta en marcha. No sólo son ellos “super-users” de la plataforma, sino que actúan como punto central para la intersección del proceso de eSourcing y el conocimiento de la categoría, asegurando una corriente regular en el uso de estas herramientas, minimizando la resistencia al cambio y asegurando prácticas adecuadas que son compartidas y seguidas por el resto del equipo. Normalmente, ellos elaboran distintos materiales, incluyendo case studies y metodologías para llevar a cabo los procesos de compras a través de las herramientas de eSourcing, todo lo cual ayuda a crear seguridad. Posteriormente, su función principal pasa a ser la medición de los KPIs de la plataforma de eSourcing, su adopción, y la elaboración de un “business case” para identificar riesgos. Los responsables de gestionar el cambio en la empresa, también pueden apoyar este proceso formando y animando a las comunidades de compradores y proveedores para la adopción del nuevo sistema.

Implantar una herramienta de eSourcing con éxito conlleva el compromiso de la alta jerarquía de la compañía y un periodo de tiempo para gestionar el cambio. Puedes implantar una solución de eSourcing de manera rápida y descoordinada, simplemente emitiendo los nombres de usuario y dirigiendo algunos proyectos, pero de esta manera no vencerás la resistencia al cambio dentro de la comunidad de clientes internos y ellos querrán retener a sus proveedores de siempre. “Sí, pero mi proveedor ha estado abasteciéndome durante años…“ Puedes dirigir proyectos e identificar ahorros potenciales, pero a menos que consigas un ahorro efectivo, no podrás demostrar nada.

Para implantar una plataforma electrónica de compras con éxito, es necesario elaborar un plan firme para gestionar el cambio, aunque sea necesario invertir tiempo en ello, ya que este tiempo gastado lo recuperarás una vez implantada correctamente la plataforma.

martes, 21 de mayo de 2013

¿Conoces tus números? ¿Sabes de lo que hablas?

Autor invitado Guy Allen

Hace muchos años, cuando me ascendieron a Senior Buyer, fui por primera vez a ver a mi nuevo jefe. Él me preguntó quiénes eran mis 5 principales proveedores y el tiempo que llevábamos con ellos, y yo no lo sabía. Entonces, me puso la mano sobre al hombro y me dijo “Guy, como Senior Buyer no vengas aquí otra vez sin saber de lo que hablas”.

Fue una lección que me hizo pensar, y muchos años más tarde estuve envuelto en una fusión entre empresas y viví una situación parecida. Sólo hacia un año que habíamos implantado una nueva herramienta de Spend Analysis a nivel mundial, y gracias a ella toda la organización conocíamos nuestros números. Sin embargo, la otra compañía, aunque estaba formada por gente con talento, no tenía acceso a sus propios datos, y esto les puso en total desventaja.

Pero conocer nuestro campo, no sólo es importante en una hipotética situación de fusión entre empresas, sino que todos los que trabajamos en compras deberíamos tener esta información clara y preparada para explicarla en cualquier momento. Claro está que para que esto sea posible es necesario tener unos buenos recursos, pero no basta con tenerlos, tienes que saber su significado. Si aceptas este consejo, serás visto como un profesional que lleva el control, que conoce y domina su área de experiencia. Para mí esto es un requisito básico para cualquier comprador.

viernes, 17 de mayo de 2013

IDs universales para la Cadena de Abastecimiento Sanitaria

Los llamados “UPCs” – o códigos universales de productos – han sido el sistema para seguir los productos de venta al por menor durante décadas. Hoy en día, sus beneficios (mejorar la identificación del producto, fijar tiempos, reducir errores y la entrada de los datos de costes) están llamando la atención de estos en la Cadena de Abastecimiento Sanitaria – en la forma de números de ID universales.

Los números de IDs universales son esencialmente etiquetas micro-nivel con nombres o placas asignadas a productos que ayudan a mejorar la recopilación de información, lo cual proporciona a los profesionales de compras una mejor visibilidad en la actuación de abastecimiento y prueba la propiedad del producto permitiendo rastrearlo. 

Ha habido descontento sobre este tipo de sistema durante años, pero ahora los proveedores en la asistencia sanitaria están finalmente demandándolo – para obtener los siguientes beneficios:

Acabar con el pánico y el estrés que surge tras la post-venta. Los hospitales y las redes sanitarias pueden inmediatamente seguir la pista de los proveedores corruptos y quitarlos de la circulación.

El misterio detrás de la desaparición de las diferencias de precio. Los proveedores  ya no tienen todo el poder cuando establecen precios porque los compradores ven ahora la imagen completa de la Cadena de Abastecimiento.

¿Es positivo el uso de un número de ID universal? 

lunes, 13 de mayo de 2013

La evolución de la Función de Compras: ¿Conoces el Gasto al detalle?

Publicado por Pablo Parellada 

El gasto, en muchas ocasiones, no está bien analizado. Existen en las organizaciones sistemas dispares que no hablan el uno con el otro, diferentes denominaciones para materiales y proveedores, y problemas de omisión de datos en la clasificación de materias primas. Si no conocemos lo que gastamos y con quién, difícilmente podremos controlarlo y optimizarlo.

La solución de Spend Analysis es una herramienta y una metodología de trabajo que permite conocer lo que gastamos y ayudar a controlarlo. Esta solución permite tener la visión real del gasto global de toda la compañía: Qué compro, quién compra, cómo compra, dónde se desvía el presupuesto, dónde mis costes de compra no coinciden con los precios de mercado y cómo reducir los costes y ser más eficiente.

Es importante no quedarse anclado en los sistemas arcaicos de análisis de datos basados en la contabilidad y empezar a usar herramientas con nuevas funcionalidades que te permitan obtener un análisis exhaustivo del gasto.

 
miércoles, 8 de mayo de 2013

Tragedia en Bangladesh: Más Control en la Cadena de Suministro

Un edificio de ocho plantas, sede de varias fábricas de ropa, se derrumbó en Bangladesh hace un par de semanas, acabando con la vida de más de 800 personas, y recordando la catástrofe ocurrida el pasado noviembre en la que otra fábrica fue arrasada por el fuego. Dicho edificio, albergaba fábricas de ropa que abastecían a conocidas marcas como Benetton o Primark.

Bangladesh tiene alrededor de 4.500 fábricas textiles, por lo que los recientes eventos han suscitado dudas sobre cuánto control tienen las marcas sobre su cadena de suministro en los productos producidos en este país.

Actualmente, más y más compañías están abordando este tema en sus contratos con proveedores – yendo más allá de las típicas medidas cuantitativas acerca del tiempo de elaboración y el volumen de producción. Para ser más precisos, los contractos de hoy en día están empezando a incluir:

· Una ética precisa y estándares de seguridad
· La inclusión de proveedores locales y PYMES subsidiarias
· Informes del Gobierno y estándares medioambientales
· La eliminación de subcontratación no autorizada

Esta nueva aproximación a los contratos se apoya en una filosofía de negocio más general y es un gran paso hacia una correcta responsabilidad social. De este modo, a la vez que están ayudando a proteger la seguridad de sus trabajadores, las empresas se están protegiendo contra la respuesta negativa de los consumidores y, lo que es más importante, contra desafortunadas tragedias como las acontecidas.

¿Que otras cláusulas se deberían incluir en los contratos para evitar estas situaciones?

 
viernes, 3 de mayo de 2013

El Incremento del Coste: Máxima Preocupación para los CFOs (Segunda Parte)


El aumento de los costes siempre va a preocupar a los CFOs, pero ¿qué otros riesgos tienen en mente? 

  • Cumplimiento de los proveedores. Esto abarca distintos elementos de la gestión de proveedores, como la entrega de lo que la compañía necesita cuando es necesario, el precio marcado o el compromiso con estándares éticos.
  • Riesgo económico. Con la situación económica actual, las organizaciones observan muy de cerca los indicadores de regresión que podría afectar al consumo del cliente, el valor de la moneda y el crecimiento global.  
  • Eficacia de la inversión en tecnología. Los departamentos deben justificar sus inversiones en tecnología, y deben demostrar que los resultados obtenidos son equivalentes al ROI propuesto.

Hay que tener presente que: Correr riesgos a ciegas es peligrosa, es necesario estar respaldado por datos y conocimientos adecuados. Esto es lo que separa a las empresas innovadoras de las rezagadas.